SKF, ledande global leverantör av rullningslager och tätningar, använder IBS webb-baserade EDI-lösning för att förbättra kommunikationen med leverantörerna, minska kostnaderna och strömlinjeforma rutinerna.
Carl-Johan Gentzel, Channel Supply Chain Manager at SKF talks about how IBS software has reduced lead-times towards the suppliers from 11 days to two day.
För att minska kostnaderna och ledtiderna behövde SKF ge sina leverantörer mer exakta prognoser och förse dem med leveransplaner och verktyg som stödjer viktiga logistikprocesser i hela kedjan.
IBS Web Supply Manager har en tjänsteorienterad arkitektur (SOA) och levereras till SKF som en SaaS-lösning. Programvaran möjliggör informationsutbyte mellan SKF och dess leverantörer via Internet och kommer att användas av mer än 25 av SKF:s affärsenheter världen över – var och en med sitt eget ERP-system – och SKF:s alla leverantörer.
Viktigt att samarbeta med leverantörerna
SKF ville komplettera sin nuvarande EDI-lösning som, beroende på att den är relativt dyr och svår att installera begränsade användningen främst till större leverantörer. SKF ville radikalt förbättra synligheten för, och samarbetet med, mindre leverantörer som inte hade råd med EDI. Prognoserna upprättades manuellt och kom i många fall för sent fram till leverantörerna för att de skulle vara användbara. Fakturorna från leverantörerna överensstämde ofta inte med det format som krävdes för det gamla systemet. Fakturahanteringen var dessutom långdragen och komplicerad.
SKF insåg att det var nödvändigt att förbättra samarbetet med leverantörerna med hjälp av Internet för att effektivisera varuleveranserna. Om SKF kunde förse leverantörerna med korrekta och snabba prognoser skulle de kunna planera produktionen effektivare och förkorta leveranstiderna. Om leverantörerna dessutom kunde skicka sina fakturor till SKF automatiskt skulle hela inköpsprocessen bli dramatiskt mycket snabbare.
Programvara som en tjänst
IBS föreslog IBS Web Supply Manager som SaaS-lösning för SKF. Detta betyder att IBS driftar systemet och att SKF betalar en månadsavgift. Lösningen gör det möjligt för SKF:s alla tillverkningsenheter att samarbeta effektivare med det världsomspännande leverantörsnätverket. IBS Web Supply Manager stöder flera språk och leverantörsstyrda lager (VMI).
När en SKF-fabrik lägger en order registreras den omedelbart i IBS Web Supply Manager och ett e-postmeddelande skickas till leverantören som kan använda IBS-lösningen för att godkänna ordern. Leverantören skickar sedan en bekräftelse och kan välja att importera all relevant information till sitt eget ERP-system som underlag för tillverkningen.
När varorna är klara för leverans meddelar leverantören (via IBS Web Supply Manager) SKF när leveransen till fabriken kommer fram. Leverantören kan även skriva ut följesedlar och varumärkningar i form av streckkodade etiketter i PDF-format som är tillgängliga direkt via Internet. Detta flexibla och snabba svarssystem gör att godsmottagningen på SKF:s lager går snabbt och effektivt. Efter leveransen utfärdar leverantören en faktura, även den med hjälp av IBS-lösningen. Allt hanteras elektroniskt via Internet utan något som helst pappersarbete.
IBS lösning möjliggör ett utökat samarbete mellan SKF och leverantörerna tack vare att det går att överföra vilken information som helst som bidrar till att förbättra samarbetet, till exempel leveransanvisningar, tekniska data, dokument och annan information. Informationen kan skrivas i Word, Excel, PDF, XML och andra vanliga format. Med hjälp av IBS Web Supply Manager har SKF större möjligheter att göra inköp från små och medelstora leverantörer liksom från stora företag.
Snabb implementering
IBS och SKF inledde sitt samarbete i januari 2004. I april samma år var den första pilotinstallationen på plats och i funktion. Samtidigt upprättade IBS en pilotinfrastruktur och anpassade programvaran speciellt för SKF:s behov genom att bland annat integrera den med SKF:s kommunikationslösningar och utskrifter – bl a streckkodsetiketter och förpackningsetiketter i enlighet med SKF:s behov. Pilotanläggningen fortsatte att använda sitt eget ERP-system som integrerades med IBS Web Supply Manager med hjälp av standardmässiga EDI-meddelanden.
IBS implementeringsteam bestod av upp till fem konsulter som hade ett nära samarbete med SKF under utarbetandet av mål och tidsramar. IBS ansvarade för den inledande utbildningen av användarna medan SKF tog hand om den fortsatta utbildningen.
Efter det lyckade pilotprojektet lanserades den nya lösningen på ett antal SKF-fabriker i Tyskland, Österrike, Frankrike, Spanien, Italien, Belgien och Sverige. Flera ERP-system integrerades med IBS Web Supply Manager under implementeringen. Lösningarna uppdateras med jämna mellanrum med nya funktioner för att tillgodose de specifika krav som ställs från en viss fabrik eller ERP-system.
Minskade ledtider
IBS Web Supply Manager har automatiserat SKF:s lager- och betalningsrutiner och främjar ett proaktivt arbetssätt. Internetlösningen förenklar och påskyndar informationsutbytet i realtid mellan SKF och företagets leverantörer och tillhandahåller effektiva verktyg för publicering, hämtning och behandling av kritisk affärsinformation i ett leverantörsnätverk.
SKF:s informationsutbyte med sina leverantörer har strömlinjeformats och enskilda beställningar kan spåras från början till slut. Hela processen är snabb och effektiv och innebär att medarbetarna kan fokusera på att lösa problem istället för att försöka kringgå dem.
Det tunga pappersarbetet är ett minne blott och SKF:s inköpsavdelning är idag befriade från de tidigare högarna med faxade beställningsdokument och fakturor. Med de nya faktureringsrutinerna sparar SKF pengar och tid. Fakturorna har ett standardiserat utseende och det krävs inte längre manuella kontroller för verifiering av information och adresser.
Med IBS lösning kan SKF skicka sina beställningar och planer via Internet vilket ger kortare ledtider. Innan installationen av IBS Web Supply Manager hade en av SKF:s leverantörer ledtider på upp till 11 dagar, vilket nu har minskat till två dagar – något som SKF trodde var omöjligt.
