Unicol implementa mobilidade na TerceiraCustomer Story O projecto de mobilidade da Unicol - União de Cooperativas de Lacticínios Terceirense, nasceu no seguimento de uma iniciativa global e estratégica, cujos objectivos principais eram a redução de custos e o aumento da eficiência. A mobilidade apresentou-se como a melhor solução para fazer face a alguns problemas e dificuldades com que os funcionários da Unicol se debatiam diariamente. O negócio
A necessidade de dispor de informação essencial no terreno sobre a actividade, a redução das tarefas administrativas de modo a libertar as pessoas para outras actividades com maior valor acrescentado, e ainda a necessidade de inovar nos processos, eram algumas das metas prioritárias que a Unicol pretendia alcançar num curto espaço de tempo.
«Um projecto desta natureza só podia nascer depois de atingir a maturidade necessária, para consolidar os sistemas e os projectos de ERP já instalados», explicou Viviana Rasú, consultora da Unicol.
Solução e Capacidades
A escolha da IBS para conduzir a implementação do projecto de mobilidade, deu continuidade à relação de parceria existente na área das tecnologias e dos sistemas de informação e que une as duas empresas há cerca de oito anos, assegurando toda a evolução tecnológica da Unicol até aos dias de hoje.
As parcerias tecnológicas que a IBS possui, associadas à sua capacidade de concepção de soluções, foram consideradas pela Unicol como «factores de garantia de sucesso para este novo projecto”, assegurou a responsável. Ao nível da solução, a escolha recaiu sobre o IBS 4Field, uma vez que, de acordo com Viviana Rasú, se pretendia uma solução que garantisse, do ponto de vista tecnológico, «a total integração das novas necessidades com os processos já existentes, bem como a obtenção de uma relação custo/benefício satisfactória».
A solução IBS permite recolher e processar a informação no momento exacto em que é produzida, «eliminando tempos mortos e reduzindo o número de pessoas intervenientes no processo, sem descorar o objectivo principal de qualquer organização, que é manter a qualidade e a fiabilidade da informação», destacou a consultora.
O projecto abrange cinco áreas de actuação estratégicas da Unicol. Duas delas, a assistência veterinária e a inseminação artificial, envolvem a prestação de um serviço, muitas vezes em condições adversas. Os técnicos de inseminação e os veterinários operam frequentemente em condições climatéricas complicadas e actuam em explorações que não têm qualquer apoio logístico, o que dificulta o desenvolvimento das actividades administrativas da organização.
Estes técnicos transportam ainda nas viaturas autênticos armazéns de produtos, que incluem medicamentos, consumíveis cirúrgicos e sémen, entre outros, disponibilizados conjuntamente com os serviços, originando processos de venda no local em que é prestada a assistência.
Antes da existência da solução de mobilidade, os técnicos das áreas da assistência veterinária e de inseminação artificial «não tinham qualquer hipótese de transportar para o terreno informação histórica sobre os animais da exploração que visitavam, só podendo registar os serviços à posteriori, quando regressavam à sede da empresa», explica Viviana Rasú.
Benefícios e Valor
Com a adopção do IBS 4Field, passou a ser possível entregar, imediatamente nas explorações, os relatórios de assistência, as facturas e as vendas a dinheiro. Nestas áreas, as principais inovações trazidas pela solução passam pela recolha do evento clínico em tempo real, podendo o técnico dispor automaticamente da possibilidade de consulta à informação histórica que o antecede e ainda concluir de imediato toda a actividade administrativa inerente às assistências.
Nas áreas de actividade de venda, de distribuição e prospecção, de cobrança de combustível e de produtos lácteos, a utilização da solução de mobilidade permitiu melhorar as várias etapas do processo de logística. Os profissionais da Unicol passaram a registar de forma sistemática as visitas aos Clientes e o resultado das mesmas, o que permitiu criar um conjunto de dados estatísticos para análise posterior. Ao recolherem a informação de pedidos de encomendas, ao registarem as vendas efectuadas e ao controlarem os stocks das viaturas que transportam as mercadorias de forma automática, os técnicos «melhoraram igualmente a sua produtividade», acrescentou a responsável. Este processo fica completo com o acto de cobrança, seja das vendas a dinheiro ou das facturas por regularizar, dos clientes que fazem parte das rotas que estão a ser efectuadas.
Antes, nas áreas de distribuição, prospecção e cobrança, todo o processo de recolha junto do Cliente era manual, «o que obrigava a sede a reproduzir, em facturas ou em lançamentos de cobranças, uma ou várias tarefas suplementares para poder adicionar a informação necessária no sistema de gestão». Adicionalmente, «não havia qualquer registo estatístico sobre as visitas realizadas e os motivos inerentes às mesmas».
A solução de mobilidade trouxe vantagens significativas, nomeadamente na redução do número de intervenientes nos processos, dando maior celeridade a algumas das actividades, aumentando a fiabilidade dos dados.
«Hoje temos informação mais atempada, reduzimos a utilização de papel e aumentamos a eficiência, reduzindo as possibilidades de erros, para além de disponibilizarmos informação crucial no terreno», referiu a consultora da Unicol.
Em termos de infra-estrutura tecnológica e partindo da base tecnológica da solução de mobilidade 4Field da IBS, foram desenvolvidos dois módulos verticais para as áreas de serviço de assistência veterinária e de inseminação artificial.
Adicionalmente, foram ainda realizados alguns ajustes aos processos standard do IBS 4Field, no sentido de se adaptarem melhor às necessidades específicas de cada actividade envolvida.
Infra - estrutura Instalada
As soluções desenvolvidas pela IBS funcionam em PDAs baseados na plataforma Windows Pocket PC e utilizam impressoras portáteis que funcionam por transferência térmica, comunicando com os PDAs via infravermelhos. Para assegurar a integração com o servidor aplicacional e com o ERP 4GS da IBS, e para manter o sincronismo com os PDAs, instalou-se a plataforma tecnológica MS SQL Server, o back-office do 4Field, num servidor de rede.
Quanto à adaptação dos profissionais da Unicol à nova ferramenta de trabalho, tirando o processo normal de habituação, Viviana Rasú não referiu qualquer situação anómala. Segundo ela, os profissionais «demonstram estar muito envolvidos no projecto e claramente identificados com as vantagens acrescidas que ele proporciona».
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