Universidades da Ivy League colaboram na cadeia de fornecimento
Customer Story
Quando as editoras das universidades de Harvard, MIT e Yale tiveram a ideia de se juntar para formar uma empresa distribuidora, havia a preocupação de evitar que a mesma se tornasse num fracasso. As três editoras estavam atentas às histórias negativas da indústria editorial, onde operações idênticas tinham sofrido sérios danos devido ao excesso de custos.
IBS Bookmaster permitiu à Triliteral ser o número 1 na distribuição de material universitário, de acordo com a directora geral Sheila Lilja.
Hoje, o seu centro de distribuição conjunto, TriLiteral, prospera e a sua Directora Geral, Sheila Lilja, afirma: “com a ajuda do IBS Bookmaster, somos o número um do país na distribuição de livros universitários!”.
O espírito de cooperação
A 30 de Setembro de 1999, a três editoras assinaram um acordo e formaram a Limited Liability Company, como subsidiária das três universidades. A sociedade teve um bom arranque com Mike Leonard, Director Associado da MIT University Press, que recorda: “Falámos acerca de sermos parceiros e não clientes uns dos outros. Desejávamos ser parceiros em igual nível.”
O verdadeiro espirito de colaboração permitiu às três editoras trabalharem conjuntamente em termos iguais, ajudando a adoptar certos compromissos face a possíveis conflitos relativos aos processos da distribuição.
Em Novembro de 1999, a parceria começou a tomar forma com a contratação de Sheila Lilja como Directora Geral e, em Fevereiro de 2000, foi escolhido um novo, software, a Bookmaster actualmente IBS Bookmaster.
Há mais de 20 anos que a IBS desenvolve sistemas aplicacionais especificamente desenhados para responder às necessidades das editoras e distribuidoras de livros.
Os três directores estavam conscientes de que o ERP que escolhessem seria um factor determinante para o sucesso ou insucesso do seu projecto de distribuição conjunta. Por essa razão, levaram a cabo uma avaliação detalhada de vários fornecedores de software, incluindo aqueles com que trabalhavam na altura, antes de finalmente escolherem a solução IBS Bookmaster.
O processo de selecção de software
Durante a análise dos diferentes fornecedores de software ficou claro que existiam requisitos fundamentais a responder pela nova solução. Mike Leonard explica: “Um dos requisitos era um novo sistema com a gestão de encomendas e a gestão de armazéns integradas, de forma a assegurar uma economia de trabalho um aumento da eficiência.”
Durante quase 20 anos, as editoras de Harvard e MIT usavam, em separado, um sistema designado Global Turnkey enquanto que a Yale há muitos anos que utilizava o sistema Vista. Ambos foram considerados como potenciais candidatos, tal como outros, incluindo o IBS Bookmaster.
“Estudámos vários sistemas mas alguns ficaram fora da nossa escolha, porque o IBS Bookmaster apresentou um sistema de gestão de armazéns integrado.”, afirma Bill Lindsay, Director Assistente em Harvard. “Um sistema de gestão de armazéns autónomo acaba por se tornar muito dispendioso e levanta outros problemas por força das necessidades de interfaces.”
O IBS Bookmaster é uma solução vertical especificamente desenhada para editoras e distribuidores de livros, oferecendo funcionalidades integradas como o tratamento de Royalties, Direitos de Autor e Gestão de Bases de Dados Académicas. Isto significava, para o caso em concreto, que a sua implementação não exigiria modificações para satisfazer os requisitos das editoras. De acordo com John Rollins, Director Associado da editora da Universidade de Yale, apesar da solução Vista ser também um sistema específico para editoras, acabou por ser descartado, dado que “não era, ao nível do preço, competitivo com o IBS Bookmaster”.
Além disso, as editoras constataram que o IBS Bookmaster era altamente flexível. Mike Leonard comenta: “Vimos como o sistema trabalhava com parâmetros, permitindo definir as nossas próprias regras e modelo de negócio, activando ou desactivando as opções mais adequadas.”
A implementação do IBS Bookmaster era também mais rentável, como resultado directo da sua solução integrada de gestão de armazéns, da total integração dos módulos específicos para a vertente editorial e da sua base de dados flexível e adaptável às diferentes regras de negócio.
Na escolha do IBS Bookmaster havia um aspecto de potencial risco: o módulo integrado de gestão de armazéns ainda não havia sido implementado nos EUA. Era agora uma questão de tempo a possibilidade de aferir como o IBS Bookmaster poderia ajudar estas editoras a modernizar os seus serviços de distribuição.
Em Agosto de 2002, já com a solução IBS Bookmaster a trabalhar em pleno e com o seu pessoal formado, a TriLiteral superou o período do ano de maior ocupação e trabalho sem quaisquer problemas ou atrasos. A maioria das encomendas eram processadas em 24 horas e as devoluções eram processadas em menos de uma semana.
Benefícios e Valor para os Clientes
As três editoras concordam que quem mais beneficia com a TriLiteral e o IBS Bookmaster, são os clientes. Por exemplo, os custos de envio são muito mais baixos, pois combinam as três editoras numa única encomenda e envio. Adicionalmente, as encomendas são tratadas muito mais rapidamente, em parte devido à equipa responsável pela gestão de armazéns e noutra parte devido às potencialidades do IBS Bookmaster.
Sheila Lilja comentou que, “Depois da nossa fusão, respondemos às encomendas muito mais rapidamente. Colocamos no exterior um volume muito maior de encomendas por dia, comparativamente com o passado. O objectivo inicial era que o nosso armazém respondesse em 24h e o IBS Bookmaster ajudou-nos a alcançar essa meta .” De acordo com Cathy Morrone, Directora do Serviço a Clientes da Triliteral, outra das áreas onde o IBS Bookmaster possui um excelente desempenho é a vertente de seguimento passo a passo das encomendas, oferecendo aos clientes informação detalhada sobre o estado dos pedidos, procedimento que é muito importante para que estes se sintam satisfeitos.
“Atendemos diariamente 500 a 800 chamadas e usamos o IBS Bookmaster no atendimento aos nossos clientes. É realmente muito flexível - muitos clientes querem informação sobre preços e disponibilidade e conseguimos rapidamente obter a dar a mesma.”
A capacidade do IBS Bookmaster em ajudar a TriLiteral a garantir entregas atempadas e eficientes, é expressa pela resposta positiva dos seus clientes.
“Recentemente reunimos os responsáveis de vendas das três editoras e estes confirmaram que os seus clientes estão absolutamente satisfeitos com o serviço prestado - não existem têm queixas, o que é muito interessante.”
Ainda mais benefícios
IBS Bookmaster também suportou os departamentos de vendas e marketing das três editoras, a melhorar a sua performance. Vicki Lepine, Directora de Marketing da editora MIT assinala; “O IBS Bookmaster ajudou a melhorar os processos de tomada de decisão em áreas como a reimpressão, ao passo que os processos de previsão se tornaram mais acessíveis e úteis.”
John Rollins resume as vantagens da implementação do IBS Bookmaster;“ O sistema é muito flexível e potente e hoje temos um acesso muito facilitado a toda a informação. Gerimos melhor a informação que nos suporta na tomada das nossas decisões de negócio. Temos melhor informação sobre vendas, muito mais vasta e detalhada do que nos sistemas que antes usávamos.” Outro benefício que advém da existência de um moderno sistema de gestão de inventário como é o IBS Bookmaster, é o total suporte para novos desenvolvimentos na vertente de edição. Um deles é o Print-On-Demand (POD).
“As pessoas estão a experimentar de diferentes maneiras o POD e usamos o IBS Bookmaster para ajudar nessa vertente.,” refere Mike Leonard. “Enviamos encomendas, via EDI, a partir do IBS Bookmaster para gráficas externas e mais tarde, as confirmações de envio são devolvidas para o IBS Bookmaster suportando a facturação. Isto permitiu trazer de volta à gráfica um número razoavelmente de títulos, colocando uma vez mais os mesmos disponíveis para novas vendas.”
O veredicto final
“Estamos orgulhosos do que conseguimos.” concluiu Bill Lindsay. “Na TriLiteral, fomos a primeira editora dos EUA a implementar a solução IBS Bookmaster com seu sistema integrado de gestão de armazéns e fomos também a primeira editora universitária a implementar rádio-frequência num armazém.”
“Embora tenhamos feito alguns ajustes no sistema, conseguimos juntar com êxito os serviços a clientes, crédito e facturação das três editoras. Conseguimos obter significativa eficiência nesses processos e reduzir substancialmente o tempo de resposta aos pedidos.”
