Serviços personalizados são sinónimo de sucesso para a TLDCustomer Story
A TL Distribution (TLD) conseguiu sobreviver apesar da instabilidade verificada no mundo editorial devido às sucessivas operações de aquisição e fusão. A empresa verificou um crescimento sustentado e considera o software de gestão utilizado como um dos factores críticos para o sucesso atingido no seu negócio
Warwick Teale, director da empresa comenta: “O IBS Bookmaster suporta todas as nossas operações e penso que não teríamos o sucesso que temos se não contássemos com esta solução. O sistema é muito flexível e permite-nos oferecer serviços altamente personalizados aos nossos clientes. É quase como gerir 8/10 negócios diferentes, cada um com o seu modelo, o que é um enorme desafio totalmente assegurado, com sucesso, graças ao IBS Bookmaster. “
Solução com sinergias
Enquanto fornecedor de serviços especializados, a TLD abarca as operações de armazenamento, distribuição e logística, dependendo em grande medida do seu sistema de informação - o IBS Bookmaster - de modo a garantir esta oferta de serviços sem problemas.
“Somos verdadeiros fãs do IBS Bookmaster,” afirma Warwick Teale, “porque cada desafio que nos foi colocado pelos nossos clientes
– e têm sido muitos devido à sua diversidade
– foi ultrapassado com o apoio deste software. Por exemplo, o interface com as editoras foi criado dentro do IBS Bookmaster especificamente para nós. Cada editor exporta diariamente milhares de encomendas que são recebidas electronicamente na TLD, o que representa uma enorme poupança de custos.”
Curiosamente, um dos clientes da TLD, a New Holland Publishing, é um utilizador do IBS Bookmaster. Esta editora suporta o seu negócio nesta solução IBS e conta comacesso diário ao módulo de distribuição implementado na TLD.
Fiona Schultz, CEO da New Holland afirma: “É formidável ambas as empresas utilizarem o IBS Bookmaster. A disponibilidade de acesso ao sistema têm sido permanente, quer na nossa empresa quer na TLD, que nos garante um serviço fantástico, suportando uma movimentação de produtos muito rentável. Contar com a TLD para a distribuição dos nossos produtos permitiu-nos um enfoque total na nossa área editorial.”
Liberdade e flexibilidade
O IBS Bookmaster permite mais flexibilidade na oferta de serviços aos clientes. De acordo com Greg Little, “ Não estipulamos os serviços que o cliente utiliza – a escolha é sua. Alguns pedem o mínimo, como armazenamento e despacho; outros, uma combinação de serviços desde certificados alfandegários, cobrança e controlo de crédito, gestão de base de dados e de inventário até análises e relatórios de vendas.”
O IBS Bookmaster permite que cada cliente tenha um perfil próprio. Greg Little explica: “ Podemos fornecer uma solução de armazenagem e distribuição completa cobrindo todas as operações, o que para os clientes faz parecer que estão a operar no seu próprio armazém, ao ponto de executar o próprio envio de facturas. É importante lidar com as exigências de cada cliente de um modo específico, respondendo às necessidades de cada negócio. Felizmente, o IBS Bookmaster dá-nos essa liberdade não só para gerir diferentes regras do negócio como também para, com extrema flexibilidade e facilidade, alterar essa regras.”
Acesso 24 horas aos serviços
É importante salientar que a TLD oferece a cada cliente acesso aos seus própriosdados directamente no IBS Bookmaster, através de uma ligação segura via Internet. Isto beneficia os clientes de duas formas: através de total visibilidade acerca da prestação dos serviços por parte da TLD enquanto têm uma opção de self-service. Por exemplo, os clientes podem executar operações de das vendas ou imprimir relatórios de a qualquer momento.
Resposta 24 sobre 24 horas
Enquanto o IBS Bookmaster desempenha um forte papel na eficiência do armazém, a capacidade de enviar com êxito os produtos é o resultado do trabalho prático e eficiência da equipa de funcionários de armazém.
“Orgulhamo-nos na rapidez dos tempos de resposta e do elevado nível de serviço que garantimos nos nossos clientes.” refere Warwick Teale. “ A cultura que temos dentro do armazém reflecte isto; se temos 20.000 ou 40.000 livros para despachar, fazemos tudo o que é preciso para tratar os pedidos dentro do prazo.”
“No que respeita à estrutura do armazém, a sequência de selecção está definida de modo a que os títulos de maior rotação estejam primeiro e no nível médio. Tal minimiza o tempo de picking e maximiza a rentabilidade. O pessoal recebe o picking gerado pelo IBS Bookmaster e cria as embalagens. Cada encomenda é novamente verificada, quer via scanning quer pelo pessoal de armazém mais experiente. A partir daí, o envio é confirmado no IBS Bookmaster, com o registo de informação de detalhe, tal como o número de caixas e códigos. Este é o momento em que o sistema produz a factura individual por cada cliente editor, utilizando o seu próprio logótipo e dados no formato definido para cada cliente.“
Finalmente, o IBS Bookmaster envia electronicamente um código informativo para os transportadores. A TLD utiliza um transportador independente, do grupo Malcorp, um nome familiar no mercado livreiro.
Rápido tratamento de devoluções
A TLD coloca enorme atenção o nas devoluções. No sector da publicação é muito importante o efeito que podem ter as devoluções se não forem processadas com rapidez, particularmente no que respeita ao impacto nos débitos e na satisfação das expectativas dos clientes. Como neste mercado acontecem imensas devoluções, é necessário um sistema rigoroso que garanta que todas as devoluções são autorizadas e processadas rapidamente.
O IBS Bookmaster inclui um processo de validação de todo o stock devolvido, verificando em primeiro lugar se realmente esse stock foi comprado através da TLD e qual a via da devolução, o que pode variar por cada editora. Este processo assegura que os clientes não incorrerem em custos desnecessários derivados das devoluções.
O pessoal que trabalha na área das devoluções verifica os produtos confrontando-as com as autorizações processadas pelo pessoal ao serviço de cada cliente. Uma vez que as devoluções são processadas rapidamente e totalmente controladas pelo IBS Bookmaster, todo o processo é optimizado, minimizando assim a retenção de inventário e melhorando as vendas.
“O sistema de reabastecimento do IBS Bookmaster funciona muito bem”, afirma Warwick Teale. “Controla completamente todo o stock em todas as localizações. No final de cada dia, o IBS Bookmaster informa quais as necessidades de reposição, tanto das áreas de encomendas como de devoluções. Isto significa que temos de uma gestão rápida e eficiente, com stock disponível na localização certa.”
Planos futuros
A TLD é uma empresa que actua num nicho de mercado altamente competitivo que tem mostrado grande sucesso por concentrar a atenção nas suas competências ao nível da distribuição e serviços de logística, ouvindo os seus clientes e sabendo adaptar os seus serviços a tais necessidades e requisitos.
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