Proleite melhora a assistência técnica investindo na mobilidadeCustomer Story
Historial da empresa
A Proleite é uma cooperativa agrícola que se dedica à recolha de leite junto dos produtores seus associados, desempenhando um importante papel de apoio “social” aos seus cooperantes, não só através da garantia de recolha de toda a produção, como também através de apoios na área sanitária, disponibilização de serviços veterinários, de enfermagem e inseminação, assim como instalação e manutenção de salas de ordenha.
Em 1983, a Proleite deu inicio à produção e comercialização de iogurtes com a marca Mimosa e passado uma década, obteve a sua certificação de Qualidade, numa altura em que foram constítuidas a Proleite/ Mimosa - Produtos Lácteos na área da transformação industrial das matérias primas e a Proleite/ Mimosa - Distribuição e Comércio, na área de comercialização dos produtos acabados. Detentora de participações no capital social de várias empresas, esta cooperativa esteve no processo de integração, que originou a Lactogal - Produtos Alimentares, SA.
A Proleite registou em 2005 um volume de negócios na ordem dos 70 milhões de euros e no 1º semestre de 2006 recolheu mais de 110 milhões de litros de leite.
O negócio
A Proleite dedica-se à recolha de leite junto dos produtores seus associados, garantindo também junto dos mesmos actividades complementares como a assistência veterinária, a inseminação artificial e a assistência técnica às salas de ordenha.
A componente de assistência técnica consiste na prestação de todo o tipo de manutenção aos equipamentos existentes nas salas de ordenha e a equipa que a suporta é constituída por um chefe de serviço, dois mecânicos, dois electricistas, um distribuidor de material de limpeza e um fiel de armazém.
Todo o processo de assistência técnica era executado manualmente e passava pela elaboração de uma folha de obra para cada intervenção solicitada, que depois de ser gerada era entregue a um técnico. No backoffice, esta folha de obra era inserida em Microsoft Outlook, acompanhada pela descrição do problema e com a informação do técnico afecto à sua resolução. Posteriormente, era anexada à folha de obra o relatório da intervenção efectuada, assim como o registo de mão-de-obra e do material fornecido. Esta informação era de seguida inserida manualmente no Outlook e os documentos eram agrafados à folha de obra inicial.
Solução e Capacidades
Na sequência da implementação de soluções de Mobilidade específicas para as vertentes de assistência veterinária e de inseminação animal artificial, a Proleite detectou uma forte oportunidade de evolução e de melhoria de produtividade na vertente de assistência técnica. Decidindo dar continuidade às escolhas anteriormente realizadas, lançou um novo projecto nos seus sistemas de informação que visou a implementação da solução IBS 4Field Service.
No processo manual existente anteriormente, cada intervenção tinha associada em média 4 a 5 documentos que, no final desse processo, eram arquivados em conjunto com a folha de obra. O processo finalizava com a emissão e envio do mesmo ao associado e, além deste processo deter uma enorme carga administrativa, era lento e sujeito a falhas. O registo do histórico das intervenções não era realizado e também não existia um controlo eficiente dos stocks nas viaturas que se deslocavam às salas de ordenha.
A solução IBS 4Field Service deu resposta às necessidade de automação já identificadas, tendo sido implementada para uma equipa constituída por 5 utilizadores que actua junto de cerca de 500 produtores, movimentando 2.400 artigos e realizando 300 intervenções mensalmente. O volume de operações da Proleite na vertente de assistência técnica ronda as 220 facturas, cada uma com cerca de 4 linhas. Na origem de cada factura estão 4 documentos: Guias de Levantamento, Requisições de Materiais, Folha de Obra e Guia de Remessa. Ao todo, são geradas cerca de 3.000 linhas de documentos/mês.
Benefícios e Valor
Para os profissionais da Proleite, a implementação do IBS 4Field Service optimizou os processos internos, garantindo mais produtividade e o aumento do nível de serviço prestado.
O IBS 4Field é uma plataforma modular para soluções de mobilidade, configurável de acordo com as necessidades de cada empresa e por isso, o domínio dos processos e a tecnologia, associados à disponibilidade e capacidade de implementação foram os factores críticos de sucesso deste projecto.
Com a adopção da solução IBS 4Field Service, a Proleite garantiu todo um processo integrado e simplificado no âmbito da assistência técnica, assegurando que toda a informação relevante é inserida e actualizada pelo técnico, directamente no local da intervenção, através de um simples PDA.
Um processo moroso, sujeito a erros e baseado em papel foi substituído pelo registo, controlo e facturação in loco.
Adicionalmente, a Proleite detém agora um registo histórico completo de cada uma das intervenções realizadas em cada exploração através de diversos critérios como seja, a denominação do associado, do equipamento e do tipo de avaria. O stock das viaturas utilizadas nas intervenções de assistência técnica é agora conhecido com maior precisão. Outra grande vantagem da modificação deste processo foi a melhoria conseguida ao nível do controlo das operações.
Na Proleite, os colaboradores deixaram de estar afectos a “tarefas manuais” , tendo sido libertados recursos para a execução de outras actividades que, efectivamente, geram valor acrescentado aos associados. E, este projecto, apesar das dificuldades esperadas na fase de aprendizagem, devido à pouca experiência dos técnicos na área dos sistemas de informação, acabou por se transformar num importante contributo para o aumento de motivação da equipa.
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