Sinergias logísticas para a Oriola graças ao software IBS
Customer Story
A distribuição farmacêutica exige potentes soluções de software para lidar com os grandes volumes de transacções gerados pela actividade diária. A Oriola, distribuidor farmacêutico finlandês, recorreu à IBS para melhorar os seus processos logísticos.
Risto Kanerva, Presidente da Oriola, explica que o software IBS para a área farmacêutica ajudou a empresa a melhorar os processos da cadeia de fornecimento.
Com 80.000 linhas de encomenda por dia, a Oriola, empresa finlandesa distribuidora de produtos farmacêuticos, tinha em mãos uma tarefa gigantesca. Como é que a empresa conseguiria substituir um sistema altamente funcional mas tecnologicamente obsoleto por uma solução de software de gestão standard, sem perder os seus 15.000 clientes durante o processo? Após um extenso estudo dos potenciais fornecedores e processo de selecção, a Oriola considerou a solução IBS Pharma como a melhor e esta está em funcionamento desde Novembro de 2004.
Origens na logística e na distribuição
Os principais critérios de selecção da Oriola para um parceiro de sistemas de informação eram a garantia de capacidade de desempenho, um interface único para o cliente, uma solução única de software para os vários processos de negócio, além de garantias de estabilidade, fiabilidade, continuidade e capacidade de entrega. A Oriola decidiu implementar o IBS Pharma e a gestora do projecto, Hele Lonka afirma que a escolha se baseou na garantia da IBS para a colaboração futura no desenvolvimento da solução, bem como pelo seu desempenho e funcionalidade.
“Durante a implementação, é crucial que não existam problemas no desempenho do sistema. O nosso primeiro objectivo não era melhorar as operações, mas sim manter o mesmo nível de funcionalidade antes existente porque estávamos realmente dependentes da capacidade de execução do sistema para a realização das nossas operações. Ficámos satisfeitos com os resultados.” Risto Kanerva, director executivo da Oriola, acrescenta que outro motivo para a escolha foi o facto da solução IBS ter origens na logística e na distribuição. “Este aspecto é diferente da concorrência da IBS, que têm soluções mais orientadas para as actividades de fabrico e produção. A IBS tem excelentes modulos para a distribuição e isso simplificou em muito a nossa escolha. Na realidade, a vertente farmacêutica do software foi uma mais-valia.”
Serviços de Valor Acrescentado
“Ficámos entusiasmados com o facto de termos uma plataforma para construir novos serviços de valor acrescentado.” acrescenta Risto Kanerva.
O vice-presidente de logística, Seppo Hakanpää, reitera: “O nosso anterior sistema era composto por demasiadas aplicações isoladas e não era possível introduzir melhorias. Esses problemas estão resolvidos com o novo software da IBS. Reduzimos o numero de diferentes aplicações e agora temos uma solução integrada com visibilidade e em tempo real, onde a sincronização da cadeia de fornecimento, essencial ao nosso negócio, é garantida tal como as informações sobre fornecedores, clientes, preços, inventário, encomendas, devoluções e contratos.”
“É também de salientar que hoje termos um único interface com o utilizador e é por isso muito mais fácil ensinar os novos operadores no software instalado.” continua Hakanpää.
Processos de negócio optimizados
O software IBS Pharma encaixa como uma luva nos requisitos de negócio da Oriola. Os módulos para a gestão de encomendas e de pedidos optimizam as entradas integrando na totalidade com as funções de gestão de armazéns, logística e facturação. A solução também inclui módulos que garantem a total integração entre os processos de facturação e de contabilidade, baseados em informação em tempo real, tal como os modulos de gestão de armazéns, recolhas e entregas, compras, devoluções, gestão de alertas, business intelligence, e-business e CRM. Mas o melhor de tudo, segundo a Oriola, é a optimização do processamento de encomendas de clientes e de fornecedores, agilizando as operações de armazéns e stock, minimizando erros e melhorando significativamente o planeamento de logística.
A solução IBS Pharma é a receita certa para os requisitos de negócio da Oriola. O volume de negócio anual da empresa, na ordem dos 600 milhões de euros, os 20 milhões de linhas de encomendas por ano (80.000 por dia), a rapidez no tratamento dos ciclos de encomenda e a capacidade de processamento de grandes volumes transaccionais estão agora garantidos.
Um sistema
Kanerva está satisfeito com a nova solução de software. “As funcionalidades existentes permitem-nos utilizar um só sistema em todas as nossas áreas de actividade. Por isso, um dos maiores beneficios desta escolha, é o facto de ser uma solução que se aplica a todas as necessidades específicas do negócio da distribuição de produtos farmacêuticos e de saúde.”
Lonka identifica as farmácias como os maiores clientes da Oriola, em termos de volume de linhas de encomendas. “Concorremos no mercado assumindo a distribuição das empresas farmacêuticas. É obvio que existem muitas outras vantagens num sistema integrado - é mais simples, não é dependente de uma ou mais pessoas, a organização funciona melhor no seu todo e não de um modo departamental. E, permite introduzir novas formas de execução de processos.”
Recolha de encomendas eficaz
A Oriola recebe 80% das suas encomendas electronicamente e mais de 50% das linhas de encomenda contam com operações de picking automático. O tempo de processamento de encomenda está entre os 30 e 60 minutos, contando com uma média de 8,4 embalagens por linha. Os funcionários localizados na Finlândia, Báltico, Suécia e Dinamarca operam nove locais, incluindo um armazém central em Espoo e quatro centros de distribuição na Finlândia.
“O novo sistema funciona muito bem e é excelente contarmos com uma função de supervisão proactiva para o tratamento de pedidos e para os interfaces de recolha. A IBS garante uma supervisão 24 horas por dia.” acrescenta Lonka.
A Oriola espera que a solução IBS Pharma mantenha o seu desenvolvimento futuro de acordo com as necessidades específicas da indústria, continuando a atender às melhores práticas da distribuição em geral. A Oriola está a implementar uma estratégia de sistemas de informação que contempla num futuro muito próximo a integração com fornecedores e clientes, bem como a expansão da solução IBS
Pharma a outras localizações existentes nos países do Báltico. A IBS forneceu além da solução de software e serviços de implementação e consultoria, os serviços globais de gestão da infra-estrutura.
Nome: Oriola Geografia: Finlandia, Suécia, Dinamarca Actividade: Distribuição de produtos farmacêuticos, serviços para farmácias, retalho e de pesquisa Produtos: Produtos farmacêuticos, hospitalares, alimentares,dentários e de laboratório Empregados: 1045 Volume de negócio: EUR 600 milhões Website: Oriola
Problemas
Processamento de 20 milhões de linhas de encomendas por ano
Demasiadas soluções de software isoladas
Tecnologia obsoleta
Demasiados interfaces
Falta de visibilidade em tempo real
Necessidade de optimizar operações
Solução
Software vertical para a gestão da cadeia de distribuição de produtos farmacêuticos, incluíndo módulos para:
