Andreas Bjerke - Director de TI da Medeco, explica como a escolha da IBS : Para ser muito simples, basta afirmar que a IBS garantiu a melhor e mais adquada solução para as nossas necessidades.
Historial da Empresa
A Medeco foi fundada por farmacêuticos noruegueses no distante ano de 1913, sendo então denominada por Apotekernes Fællesindkjøp (AF). Hoje, a empresa é detida pelo Dutch OPG Group e transformou-se no maior distribuidor de suprimentos farmacêuticos para farmácias, hospitais e outras instituições de cuidados de saúde, bem como para organizações internacionais de primeiros socorros.
A Medeco trabalha com cerca de 170 fornecedores, disponibilizando um leque de mais de 3.500 produtos desde simples ligaduras até completos hospitais de campo. A empresa oferece ao mercado serviços de valor acrescentado, como seja a gestão de inventários e operações de logística, formação em produtos e protocolos, trabalhando com um grupo alargado de mais de 2.500 clientes.
O negócio
Nos anos 90 a Medeco passou por várias mudanças e, a sua aquisição por parte do grupo Norsk Medisinaldepot logo em 1991, obrigou a empresa a passar utilizar um sistema de informação bastante complexo. Como consequência as suas operações passaram a estar suportadas por um sistema complexo compostos por um vasto conjunto de distintas aplicações, interligadas entre si através de muitos e diferentes interfaces.
Ao longo dos anos, esta solução tornou-se cada vez mais pesada e inadequada quer para as necessidades de negócio quer para os objectivos de desenvolvimento. A maioria dos clientes da empresa são hospitais e instituições de saúde numa matriz extensa e fragmentada. As encomendas podem conter variados produtos, desde uma simples caixa de seringas até hospitais de campo com mais de 250 camas. A Medeco precisa de tratar uma encomenda, num qualquer ponto do mundo, em não mais de 72 horas. Num dia normal, a média de encomendas processadas é de 150 com expedição de quase 25 toneladas de produtos, o que exige um excelente sistema de apoio logístico.
Como intermediária desta cadeia de fornecimento, a Medeco está sujeita à pressão de margens, quer do lado dos fornecedores quer do lado dos clientes. Respostas para um efectivo combate à erosão da margem nas suas operações, através de mais eficiência do lado das compras e das vendas. O controlo de custos e a excelência na logística eram outros aspectos essenciais. O antigo sistema de informação não era capaz de suportar este desafio e uma nova solução tornou-se indispensável.
Solução e Capacidades
Quando a Medeco iniciou o processo de procura de uma nova solução, tinha um objective especifico em mente: reduzir o número de interfaces existentes. A empresa necessitava duma solução integrada com adequadas resposta para a logística, projectos, produção e finanças. A nova solução teria de ser capaz de endereçar tanto as actuais necessidades como as futuras,e por isso a escalabilidade era uma condição importante. Adicionalmente, a Medeco buscava uma solução ASP que permitisse o “outsourcing” das suas operações de TI.
O extenso processo de avaliação incluiu quatro potenciais fornecedores e no final, a decisão recaiu sobre a IBS, qualificada como a única empresa capaz de entregar uma solução global e integrada, de elevado valor de negócio com um adequado nível de investimento.
As solução IBS engloba diferentes componentes necessárias para a optimização da cadeia de fornecimento, gestão de inventários e de armazéns, logística, vendas, CRM, gestão financeira, business intelligence e e-business.
Quatro meses depois da assinatura dos contratos, a Medeco já se encontrava em real. A rápida implementação foi suportada pela exelente colaboração entre as equipas da Medeco e da IBS. A conversão e passagem do anterior sistema para a nova solução foram garantidas sem quaisquer paragens.
Ao nível do comércio electrónico, a empresa passou a explorar na íntegra as capacidades a Internet, garantindo aos seus Clientes um acesso universal e permanente. A força de vendas também beneficiou desta nova solução, passando a ter ao seu dispor um acesso 24/7.
Benefícios e valor
Todos os processos de negócio estão agora integrados num único sistema de informação, alinhado com os objectivos da empresa. Ao implementar as soluções IBS, a Medeco libertou-se duma pesada herança ao nível das TI’s, deixando de estar dependente de uma solução aplicacional fragmentada, cheia de labirintos, com falhas ao nível da comunicação e da integração.
O tratamento do complexo aglomerado de fornecedores e Clientes ganhou mais visibilidade e flexibilidade, integrando agora as dimensões de produtos e projectos. As avançadas ferramentas de análise e controlo que ajudaram na gestão dos seus factores críticos de sucesso e indicadores chave de performance.
O reconhecimento da evolução da Medeco tornou-se até publico em 2003, quando a LOGMA (Norwegian Organisation for Logistics and Material Administration) honrou a empresa com o Logistikkprisen o seu prémio para o reconhecimento da excelência na logística.
A Medeco foi escolhida pelo seu projecto integral onde mereceram destaque o seu reposicionamento corporativo, a introdução de uma nova marca, a criação de novos armazéns e a implementação de um inovador sistema de informação tudo de acordo com o plano e orçamento estimado!
A Medeco considera o investimento realizado como uma plataforma para o futuro, não restando duvidas dos benefícios atingidos por força da redução de tempo de operações, da poupança nos custos resultantes da anterior complicada infra-estrutura de TI e da introdução de uma moderna e sofisticada solução focada na gestão da cadeia de distribuição, combinada numa infra-estrutura ASP.
