Galexis: Tratando os medicamentos de uma forma facilitadaCustomer Story
Levar os medicamentos até onde é necessário, tornou-se uma tarefa mais simples para a distribuidora farmacêutica suíça Galexis, com a ajuda do software IBS.
Historial da empresa
Sendo ao braço da distribuição do maior grupo farmacêutico suíço (Galenica), a Galexis conta com um longo historial nesta indústria. A empresa armazena mais de 65.000 produtos, desde medicamentos até suprimentos cirúrgicos, passando por cosméticos e produtos de higiene pessoal, oriundos de mais de 1.000 fornecedores distintos.
Mais de 8.000 hospitais, farmácias e médicos confiam nas entregas diárias da Galexis, um líder de mercado que emprega 1.200 pessoas e, que em 2002, gerou um volume de negócio de cerca de € 1.083 milhões.
O negócio
Muitas instituições de cuidado de saúde suíças confiam nas entregas da Galexis e, não é fora do comum que um único Cliente coloque até 6 encomendas no mesmo dia. Sendo um elo vital nesta cadeia de fornecimento, a Galexis fornece encomendas numa disponibilidade total 24/7, processando 200.000 linhas de encomenda por dia, atingindo por vezes picos de 70.000 linhas por hora, sendo por isso indispensável eliminar erros no processamento de pedidos, de modo a garantir os mais elevados padrões de qualidade no serviço prestado.
Confrontada com a pressão dos profissionais do sector relativamente à vertente dos custos, a Galexis viu-se obrigada a procurar uma solução que ajudasse a atingir níveis de eficiência mais elevados nas suas operações de negócio bem como um atendimento a Clientes ainda mais eficaz. A empresa opera num mercado onde as margens são esmagadas e onde os operadores internacionais têm à partida vantagens sobre os locais; por isso, apenas as empresas que se adaptam e que adoptam novas aproximações junto dos seus clientes podem sobreviver.
Neste cenário, a Galexis percebeu que a solução de software utilizada, já contando com alguns anos e desenvolvida dentro da sua própria casa, era incapaz de responder às suas necessidades de mudança e, a reorganização de todo o grupo Galenica, devida a recentes aquisições, foi a oportunidade perfeita para avançar com um projecto de implementação de uma nova solução de TI.
Solução e Capacidades
A Galexis levou a cabo um extenso processo de avaliação de distintas soluções de software para determinar qual a mais adequada às suas necessidades. Os critérios principais na sua selecção eram funcionalidade, escalabilidade, processamento multi-empresa e multi-idioma. O novo sistema tinha que conseguir processar um mínimo de 50.000 linhas de encomenda por hora e, duma lista inicial de 200 opções, a Galexis chegou a uma lista de 10 potenciais fornecedores. Na conclusão desse longo processo de decisão, a empresa escolheu a IBS e o seu portfolio de soluções.
A Galexis e a IBS trabalharam em estreita parceria para disponibilizar uma solução baseada na Internet e na comunicação EDI para colocação de encomendas e busca de informação, flexibilizando de um modo determinante um processo que anteriormente tinha por base a utilização do telefone, aumentando de forma drástica a sua eficiência e utilidade. Esta solução de encomendas on-line disponibiliza informação proactiva sobre preços, produtos, promoções e estado das encomendas colocadas, dando a este serviço da Galexis um carácter personalizado.
A solução IBS suporta o registo rápido de encomendas, a busca fonética de produtos, o planeamento de vendas, a optimização de picking e o interface com autómatos, disponibilizando ainda avançadas funcionalidades para tratamento de grandes volumes transaccionais e entregas rápidas, entre muitas outras. Em 18 meses e, com base numa equipa de projecto mista com objectivos comuns, a Galexis passou a contar com uma solução de software única e totalmente integrada com as suas necessidades de negócio. A implementação foi dividida em quatro fases, por área funcional, de modo a minimizar os riscos da transição entre a antiga e a nova solução.
Benefícios e Valor
A Galexis registou um enorme decréscimo no tempos de distribuição e de entrega. A recepção manual de produtos foi substituída pela utilização de leitores ópticos e com isso a empresa reduziu em 30% o tempo consumido nestas operações, alimentando o sistema automaticamente com os códigos EAN. Estas tecnologias e processos trouxeram significativas melhorias e uma drástica redução de erros nas operações dos armazéns, hoje situadas abaixo de um décimo de ponto percentual. A solução IBS instalada na Galexis permite que os Clientes procurem informação e coloquem encomendas on-line via Internet.
Nas horas de pico, o sistema processa até 70.000 linhas de encomenda por hora assegurando que todos os produtos são entregues aos Clientes no máximo de três horas. Tudo isto contribuiu para que os Clientes poupem no capital investido em stock, algo exigido pelos profissionais de saúde suíços. A Galexis beneficiou da capacidade multi-idioma da solução IBS, essencial num país como a Suíça, onde os clientes colocam as suas encomendas em Alemão, Francês e Italiano, independentemente do sistema da Galexis processar toda a informação em Alemão. A solução responde na globalidade a todos os processos de logística da Galexis, tendo substituindo os seis anteriores sistemas, contribuindo largamente para a redução dos custos.
A Galexis garante hoje um melhor nível de serviço aos Clientes tirando partido das vantagens que o novo sistema oferece e onde a escalabilidade suporta a sua constante procura de novos modelos de negócio. Ao consolidar 11 centros de distribuição em apenas 3, e como consequência da optimização dos níveis de inventário, a Galexis atingiu uma redução global de custos de cerca de 10%, traduzindo-se em de € 8,1 milhões.
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