A Cálem, produtor de vinho do Porto há mais de 150 anos, é líder de mercado. A empresa utiliza as soluções de software da IBS para maximizar as suas operações e melhorar a gestão do relacionamento com clientes e parceiros, de modo a permanecer à frente da sua concorrência.
José Alves, Director de TI da Calém, viu os custos a serem reduzidos em 10% devido à centralização da logistica.
Historial da empresa
Um dos bens mais preciosos produzido pelo nosso país é certamente o Vinho do Porto. Dos inúmeros produtores existentes no país, um dos mais conhecidos, quase com 150 anos e líder de mercado é a Cálem.
A empresa iniciou a sua actividade em 1859, através do fundador António Alves Cálem e hoje comercializa cerca de 40 marcas de Vinho do Porto em 30 países, principalmente na Europa Ocidental e América do Norte, mas também em locais longínquos como o Brasil, Porto Rico, Europa de Leste e Nova Zelândia.
A Cálem conta com cerca de 75 colaboradores e um volume de facturação que, em 2003, ultrapassou os €14 milhões.
O negócio
A Cálem está envolvida em todo o processo de produção do Vinho do Porto, incluindo as quintas, vinificação, engarrafamento e envelhecimento. O Vinho do Porto permanece em cascos no mínimo três anos, mas a média é de seis a sete anos.
Atendendo às exigências legais, as empresas produtoras de Vinho do Porto apenas podem comercializar um terço do stock total, tendo tal disposição a ver com o facto de o envelhecimento ser um requisito fundamental.
Anualmente, a Cálem comercializa 3,5 milhões de garrafas de 750ml, mantendo mais de 8 milhões de litros em stock. Da sua produção, 60% destina-se ao mercado nacional e o restante é exportado principalmente para a Europa.
A produção do vinho do Porto é complexa, mais complexo é o manuseamento logístico desde a armazenagem e engarrafamento até ao transporte. Este é um negócio que está condicionado por requisitos que representam verdadeiros desafios.
Produtores como a Cálem precisam de regularmente reportar enormes quantidades de informação para os organismos oficiais que regulam esta indústria. A Legislação Portuguesa, tal como a de outros países, impõe a esta actividade impostos, taxas, informação burocrática e estatísticas específicas.
No novo sistema de informação, um dos requisitos mais importantes para o qual a Cálem precisava de assegurar adequada resposta era a rastrea-bilidade.O sistema anteriormente utilizado não permitia o
rastreio de cada garrafa de vinho. E, a não ser que a empresa resolvesse esta questão, as grandes superfícies ficariam relutantes em comprar os seus produtos.
Além disso, a empresa queria estar mais próxima dos seus fornecedores e clientes, desejando também implementar um plano de redução de custos com base na centralização das operações logísticas.
Solução e capacidades
Após a avaliação de um conjunto de soluções, a Cálem decidiu-se pela da IBS, considerando que esta era a melhor e mais adequada para as suas necessidades.
Para a tomada de decisão, um dos factores mais importantes foi o facto da solução IBS abranger todos os processos da empresa, desde a produção e distribuição da uva, até aos processos contabilísticos, Business Intelligence e gestão do relacionamento com clientes (CRM).
Para gerir adequadamente o stock líquido, a IBS e a Cálem desenvolveram um novo módulo que garante a total rastreabilidade no processo de distribuição e logística.
O IBS Integrator é outra poderosa ferramenta utilizada pela Cálem para suportar a gestão, sincronização e replicação de dados. Esta é uma solução que agiliza a comunicação e integração de dados em diferentes formatos; na Cálem é utilizada para diferentes fins, como seja exemplo a compilação de dados de e para ficheiros Excel, garantindo o acesso e publicação em tempo real via web, de informação residente na solução IBS. Esta facilidade permite a disponibilização de informação actualizada via correio electrónico seja para clientes seja para fornecedores, sem qualquer impacto no sistema central.
Num futuro muito próximo, a Cálem irá implementar a solução CRM Suite da IBS, especialmente vocacionada para a gestão do relacionamento com Clientes.
Esta, cobre vertentes como histórico de vendas e de encomendas, tratamento de encomendas pendentes, informação sobre contas a receber, planeamento de acções, entre muitas outras funcionalidades e irá garantir uma visão abrangente e única, centrada nos Clientes.
Benefícios e Valor
A colaboração entre a equipa de implementação da IBS e a equipa da Cálem foi excelente. Como resultado, a transição do antigo sistema foi muito suave e a Cálem começou a trabalhar com a nova solução em apenas 3 meses.
A empresa reconheceu benefícios imediatos quanto às possibilidades do software e notou, desde a sua instalação, o acesso mais facilitado e mais rápido à informação, o que se acabou por transformar em verdadeiras vantagens competitivas para a Cálem.
Devido à centralização da logística, a Cálem reduziu os custos inerentes em 10%. Hoje, a capacidade colaborativa ao nível das parcerias é total e a empresa está “ligada” a Clientes, fornecedores, organismos oficiais e associações, de onde resultam melhorias significativas no relacionamento com parceiros, melhor compreensão do negócio e aumento da quota de mercado.
Hoje, a capacidade da Cálem rastrear cada garrafa até ao tipo de uva utilizado no seu fabrico, é total reflectida na numeração de “tracking” utilizada nos selos das garrafas.
Tirando partido da funcionalidade multidimensional do IBS Wine and Spirits, a empresa analisa as devoluções de produtos ao nível do Cliente, com extraordinária eficiência. A capacidade de análise de informação da solução implementada, resultou numa redução de cerca de 15%
do crédito mal parado.
A capacidade de total integração melhorou significativamente a distribuição da informação, garantindo que o maior bem da empresa - o Vinho do Porto - corresponde exactamente às expectativas
do seus consumidores.
Nome: Cálem Geografia: Portugal Actividade: Produção e Distribuição Produtos: Vinho do Porto Empregados: 74 Volume de negócio: EUR 14 milhões Website: Cálem
Problemas
Incapacidade para total rastreabilidade
Necessidade de centralizar a logística
Necessidade de incrementar colaboração com Clientes e Fornecedores
Falta de visibilidade na cadeia de fornecimento
Conseguir ganhar quota de mercado
Falta de uma solução integrada
Visibilidade insuficiente nos processos de negócio.
Solução
Solução integrada para a produção e distribuição de vinho e bebidas espirituosas
Módulos para:
Gestão de encomendas
CRM
Distribuição
Compras
Produção
Gestão de stocks e inventário
Gestão de armazéns
Business Intelligence
Gestão Financeira.
Capacidades
Mais visibilidade na cadeia de fornecimento
Gestão de stock líquido Logística centralizada
Colaboração com parceiros de negócio
Análise multi-dimensional do negócio
Integração total, e gestão, replicação e sincronização de dados
