IBS Bookmaster é o cavaleiro da armadura brilhante da BooksourceCustomer Story
Em 1995, a Associação Scottish Publishers (SPA) ouviu rumores de que um distribuidor livreiro que trabalhava para várias editoras estaria à beira da falência. Quando o rumor se confirmou, a SPA foi envolvida na batalha legal que se seguiu. O que estava em jogo era o dinheiro e o stock dos editores.
Uma vez passada a tempestade, a SPA saiu vitoriosa e os editores respiraram de alívio, felizes por reaverem o seu stock e dinheiro. Infelizmente, esses editores, muitos de pequena e média dimensão, tinham entretanto ficado sem distribuidor.
Segundo a tradição dos cavaleiros de armadura brilhante, a SPA veio uma vez mais salvar desta situação, criando a BookSource, com o principal objectivo de servir os pequenos e médios editores da Escócia. Hoje, a BookSource fornece um amplo serviço de distribuição a mais de 60 editores espalhados por todo o Reino Unido.
A espada do cavaleiro
Quando um cavaleiro enfrenta dragões, é sempre conveniente a dispor de uma poderosa espada; o mesmo desafio se colocava à BookSource, para conseguir lutar pelos seus clientes editores num território resistente e competitivo. Tal significava ser capaz de oferecer avançados serviços de distribuição e de elevada rentabilidade. A espada que a Booksource utiliza para alcançar esses objectivos é o IBS Bookmaster, uma solução de software desenhada especificamente para as necessidades das editoriais e distribuidores de livros.
O IBS Bookmaster é uma solução de software global altamente funcional e robusta e Davinder Bedi, Director Executivo da BookSource, afirma: “O IBS Bookmaster é a nossa principal ferramenta. Não assumimos compromissos sem contar com este sistema.
Foi o sistema que escolhemos há cinco anos atrás e que nos fez chegar tão longe. Dependemos fortemente do IBS Bookmaster.”
Novas possibilidades e serviços
O sistema IBS Bookmaster garantiu à BookSource imensas vantagens normalmente apenas acessíveis às grandes editoras e distribuidoras. Davinder Bedi fala da situação antes do IBS Bookmaster: “Trabalhávamos único PC baseado em DOS. Fazíamos cópias dos dados que introduzíamos noutros PC’s somente para efeitos de distribuição da informação. Devido a isto, os serviços que oferecíamos estavam limitados a uma facturação básica, ao controlo de crédito e aos envios – e somente conseguíamos oferecer esses serviços dentro dos nossos termos. Quando implementámos o IBS Bookmaster, alterámos a forma de fazer negócio. Logo de imediato, os módulos integrados do IBS Bookmaster permitiram oferecer um novo conjunto de serviços aos nossos clientes editores. E, o mais importante, passámos a ser capazes de oferecer esses serviços nos termos que nos eram solicitados, devido à grande flexibilidade de configuração e orientação para o nosso negócio que o IBS Bookmaster oferecia.”
“Hoje, podemos afirmar que este era o sistema que desejávamos. Por exemplo, um dos serviços que queríamos oferecer às editoras era a ligação aos nossos sistemas para poderem fazer descarregar informação sobre o seu negócio. O IBS Bookmaster garantiu-nos essa capacidade. E, não se trata apenas de o editor aceder aos seus dados; mais importante, o IBS Bookmaster garante acesso a toda a informação proveniente de diferentes vertentes como vendas, stocks e finanças.”
“A informação ao nosso dispor e dos nossos clientes é absolutamente fantástica comparado com o que era. O IBS Bookmaster tem sido fundamental no suporte ao nosso negócio, particularmente nos períodos de mudança e, como solução de gestão para editores e distribuidores livreiros, é o mais perto da perfeição.”
Comércio electrónico sofisticado
O sofisticado nível de serviços que a Booksource oferece aos seus clientes pode ser avaliado pela implementação dos serviços de ”web-shopping” que as editoras agora utilizam. Este é um serviço que permite aos editores não terem de investir nesta vertente. A BookSource mantém-se atenta às mudanças do mercado e está constantemente a actualizar os serviços com os novos requisitos impostos.
”É difícil para os pequenos editores conseguirem vender os seus livros. Por isso, temos verificado uma tendência reforçada na vertente de marketing directo que pode ser mais rentável porque os editores vendem os seus produtos com menos descontos e o cliente paga a embalagem e envio. Analisámos esta realidade e pensámos como poderíamos facilitar a mesma. Acabámos por desenvolver essa funcionalidade no IBS Bookmaster, de forma a facilmente sermos capazes de fornecer aos nossos clientes serviços web para compras electrónicas. No final de cada processo de compra, quando ao cliente aparece a mensagem - “Obrigado, a BookSource fará o envio dos seus livros “, os pedidos são, de forma invisível mas transparente, facilmente e automaticamente integrados no IBS Bookmaster. “
“Isto significa que todo o processo é tratado automaticamente pelo sistema e somente conhecemos o pedido do cliente quando o mesmo aparece na notificação da área de picking. Tudo isto beneficiou quer os nossos clientes editores quer as nossas operações, já que não temos que gerir tarefas administrativas ou utilizar recursos para introduzir pedidos e tratar das autorizações crédito. O IBS Bookmaster permitiu elevar o nível das nossas operações de tal forma que o nosso crescimento tem sido espectacular.”
Armazém 100% automatizado
Outra importante funcionalidade que IBS Bookmaster trouxe para a Booksource foi as hierarquias de descontos. “Com o antigo sistema tínhamos que fixar o desconto para um editor e depois alterar o mesmos para os outros editores. Agora, este processo é 100% automático, poupando tempo e assegurando que a nossa estrutura de descontos é a mais correcta para cada um dos editores.”, afirma Davinder Bedi.
A implementação do módulo integrado de gestão de armazéns constituiu uma enorme mudança cultural para a BookSource, já que anteriormente todo o armazém se baseava em operações manuais. Actualmente, o nível de eficiência é superior e toda a informação de armazém está ao BookSourcedispor dos utilizadores e gestores. Quando os clientes telefonam, estão munidos de informação precisa acerca da situação de cada um dos seus pedidos. Adicionalmente, depois de o IBS Bookmaster ter sido implementado, a contagem anual de inventário passou a demorar apenas 2 dias em vez dos anteriores 5, significando menos tempo de paragem numa altura do ano bastante ocupada.
“Estamos também muito satisfeitos em relação ao tratamento das encomendas. O nosso compromisso é despachar 85% dos pedidos das livrarias no prazo máximo de 3 dias e o IBS Bookmaster ajudou-nos a cumprir essa promessa junto dos nossos clientes.”
Crescimento fantástico
Quando questionados acerca do maior benefício da implementação do IBS Bookmaster, a Booksource afirmou: “IBS Bookmaster permitiu-nos levar as nossas operações para um nível superior e temos vindo a verificar um crescimento fantástico. O que mais apreciamos no IBS Bookmaster é a sua escalabilidade.”
“Sabemos que esta é a mesma solução utilizada pela Penguin na Austrália; sabemos também que apesar de aí existirem muitos mais utilizadores, a funcionalidade é a mesma. No Reino Unido, a grande maioria dos distribuidores são pequenos, da mesma dimensão que a nossa e viram-se obrigados a utilizar sistemas de software mais limitados. Nós, por outro lado, decidimos investir num sistema que é bastante mais avançado e, com cada nova versão do IBS Bookmaster, temos sido capazes de atingir vantagens que nos permitem continuar a oferecer aos nossos clientes os mais avançados serviços, ajudando-os a prosperar no seu negócio e contribuindo também para o nosso próprio crescimento.”
“O nosso objectivo é atingir a excelência no fornecimento dos mesmos serviços que os nossos concorrentes também oferecem e isso depende principalmente daquilo que o IBS Bookmaster nos permite fazer.”
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