Gerir a distribuição de quase metade dos livros de um país é uma tarefa colossal.
Na África do Sul, a Booksite Afrika executa esta tarefa com grande eficácia com a ajuda do IBS Bookmaster.
O software IBS para distribuição permitiu à Booksite Afrika diminuir custos, melhorar os processos de produção e aumentar o volume de negócio, de acordo com o Glen Davison.
A Booksite Afrika é o maior distribuidor de livros na África do Sul, detendo cerca de 45 a 50% do mercado. A força da empresa baseiase em fortes relações de parceria com grandes parceiros do mundo editorial, que têm um papel activo na gestão conjunta do negócio com a Booksite Afrika.
Glen Davison, Director Geral da Booksite Afrika, explica, “Temos uma relação simbiótica com os editores, no sentido de cada um ser um elemento chave para o sucesso do outro. Por isso, para sermos mais eficazes, necessitamos de trabalhar de forma integrada compreendendo mutuamente os nossos negócios e assim podemos optimizar os processos em toda a cadeia de
distribuição.”
A Booksite dirige a distribuição de sete grandes editoras na África do Sul; Struik Publishers, Map Studio, Struik Christian Books, Penguin Books, Random House, Pan Macmillan e Quartet Sales & Marketing.
Os produtos são armazenados no armazém de 9.300 m2 que a Booksite Afrika tem na Cidade do Cabo, de onde são despachadas diariamente cerca de 20.000 encomendas.O armazém guarda 25.000 títulos activos o que perfaz uns espantosos 3,5 milhões de livros.
Um sistema integrado
“Sucesso neste negócio significa distinguirse em muitas áreas,” afirma Davison, acrescentando que, “Reconhecemos há alguns anos que, para mantermos a nossa posição de líder de mercado, precisávamos de software que apoiasse o nosso negócio, assegurando que nos manteríamos à frente da concorrência através de maior eficácia e de um melhor serviço pós-venda.
Assim, depois de uma extensa pesquisa, decidimos implementar o IBS Bookmaster e, sinceramente, nunca nos arrependemos.”
O ponto essencial para a escolha do IBS Bookmaster residiu no facto de esta solução se apresentar como um sistema totalmenteintegrado, desenhado especificamente para a indústria livreira. “Ter uma solução completa “one-stop-shop” trouxe-nos muitos benefícios. Este sistema, que trabalha com uma base de dados única, permite-nos despachar encomendas em 24 horas após o registo do pedido. Também integrámos uma solução de radiofrequência que melhorou
dramáticamente a nossa precisão e os tempos de espera. Tudo isto teve um impacto muito positivo no nível de satisfação do cliente e, como resultado, na sua fidelização.”
Optimização de armazém
Uma das maiores vantagens ao nível de armazém é o excelente sistema de gestão de inventário do IBS Bookmaster. Davison explica que, “Gerir o stock de forma eficaz é de enorme importância para as nossas editoras. O sistema de gestão de inventário do IBS Bookmaster é muito robusto e detalhado, garantindo controlo absoluto no armazém. A integração da solução de radiofrequência significou conseguir medir os níveis do stock em tempo real, permitindo obter informações precisas para os processos de tomada de decisão.”
A abertura da solução IBS Bookmaster permitiu que às editoras da Booksite acederem de forma controlada ao sistema de modo a gerirem os seus ficheiros mestres, podendo assim executar quaisquer tarefas de gestão de produto necessárias.
“O IBS Bookmaster permite às nossas editoras serem mais intervenientes no processo de venda e distribuição. Essa intervenção é benéfica em termos de optimização de fluxos de vendas e assegura que os produtos certos estão disponíveis nas quantidades certas.
Fornecemos as informações em tempo real e as editoras podem responder adequadamente. Tudo isto dá-nos uma maior vantagem na nossa posição de mercado, garantindo uma experiência de compra mais positiva para os nossos clientes”, afirma Davison.
A primeira com EDI
Recentemente, a Booksite comprou o módulo de EDI do IBS Bookmaster, tornando-se no primeiro distribuidor de livros a implementar este tipo de solução
na África do Sul. Actualmente, a empresa é também parceiro de muitos revendedores, incluindo a CNA e a Exclusive Books. Davison explica; “Mais de 50% das nossas encomendas chegam através de EDI dando entrada directa e imediata no IBS Bookmaster, eliminando a necessidade de registo manual de dados. Este processo ajudou a reduzir os tempos de entrega em mais de dois dias, dado que a informação fica imediatamente disponível em todo o sistema, assegurando um fluxo adequado e preciso ao longo de toda a cadeia dedistribuição.”
A solução de comércio electrónico do IBS Bookmaster permitiu à Booksite Afrika
criar um portal web separado para cada editora. O cliente utiliza o seu sítio da web individual, não se apercebendo que este funciona sobre a mesma base de dados e sistema também utilizado por outras editoras. Davison afirma, “Quer o stock quer a informação sobre o título são geridos em tempo real a partir do IBS Bookmaster, dando-nos maior capacidade de resposta para os clientes on-line.”
Excelente trabalho de equipa
A empresa ficou impressionada com o know-how, entendimento e apoio da equipa de projecto da IBS. “A nossa relação com as pessoas da IBS tem sido fantástica. O serviço que obtivemos, a interacção entre o pessoal e o entendimento do nosso negócio e necessidades são espantosos. O staff IBS é altamente especializado, entendendo realmente do negócio de publicação e distribuição de livros e dos sistemas necessários para garantir cadeias de distribuição altamente eficazes e rentáveis.”
O IBS Bookmaster é uma solução completa e integrada focada nas necessidades específicas dos editores e distribuidores livreiros. A solução inclui um conjunto de módulos integrados optimizados para este sector de mercado.
“O IBS Bookmaster permitiu-nos reduzir os custos operacionais, melhorar os processos e suportar o crescimento do noss negócio,” afirma Davison, concluindo que, “O IBS Bookmaster tem sido um elemento essencial no sucesso do nosso negócio e uma solução sem a qual não poderíamos passar.”
