Quando a Bertrand, editora e distribuidora de livros em Portugal, necessitou de uma solução para agilizar a sua cadeia de fornecimento, encontrou na IBS a solução ideal. O aumento do nível de serviço prestado aos clientes e a redução dos custos de aprovisionamento são apenas alguns dos benefícios atingidos.
António Pinheiro, CEO das Livrarias Bertrand, recebe informação online sobre os níveis de stock através do software IBS para gestão de inventários.
Historial da empresa
O francês Pierre Bertrand fundou, em Lisboa, uma organização dedicada à vendas de livros, no longínquo ano de 1732. Abriu a sua primeira loja em 1773, estabelecimento que ainda hoje se mantém em funcionamento no mesmo local, sendo considerada um dos marcos culturais da cidade.
A Bertrand Livreiros, como hoje é conhecida esta organização, desenvolve três actividades principais: a edição, a distribuição e a venda ao público de livros.
Em Portugal, a Bertrand é uma instituição com uma influência determinante na vida cultural, ntelectual e académica. De facto, quando os leitores portugueses querem ter a certeza que encontram um livro, sabem que o melhor local para se dirigirem é a uma livraria Bertrand.
A empresa emprega mais de 260 pessoas e em 2003 atingiu um volume de vendas de € 35 milhões.
O negócio
A Bertrand é uma organização complexa. A empresa controla 220.000 artigos em stock e os seus livros são vendidos em livrarias em todo o país, sejam próprias ou de terceiros.
A empresa precisava encontrar um sistema de informação que garantisse a integração das suas diferentes actividades. O desafio era encontrar uma solução que desse resposta à automatização de processos e que assim, desde a venda de um livro numa loja, controlasse a respectiva baixa em stock, disparando o respectivo reaprovisionamento e operações de logística, sempre de uma forma eficiente e com total controlo de custos.
Era também essencial melhorar a margem, sendo para isso necessária uma solução que facilitasse o controlo de stock e a centralização de compras.
Além disso, a nova solução tinha que oferecer competência nos processos de backoffice e, em simultâneo, ser muito “amigável” para os utilizadores do front-office.
Todos estes objectivos se traduziam na oferta, tanto para Clientes como para os empregados, de um serviço eficiente e de fácil utilização, que garantisse à empresa manterse à frente da concorrência, num mercado crescente e agressivo.
Para a Bertrand é essencial estar à frente dos seus concorrentes e por isso, o tempo é um instrumento muito valioso; as entregas precisam de ser feitas da forma mais rápida possível e o volume de stock deve ser mantido no mínimo, sem colocar em risco o
serviço ao Cliente.
Outro dos objectivos da empresa era reduzir os custos de distribuição e de manuseamentodos livros, de modo a melhorar as margens do negócio.
Solução e Capacidades
Depois da procura inicial, a Bertrand ficou reduzida a uma lista de três candidatos a fornecedores de software, acabando por escolher a IBS e as suas soluções.
Um dos motivos desta decisão foi o forte compromisso da IBS no estabelecimento e desenvolvimento de duradouras parcerias.
A IBS trabalhou em conjunto com a Bertrand na implementação de toda a nova solução, talhada para responder às necessidades quer dos seus Clientes quer dos seus empregados. Uma das funcionalidades melhoradas permite aos empregados da Bertrand encontrar um livro, de uma forma quase instantânea, na sua gigante base de dados que contém mais de 250.000 títulos e existente em cada uma das 38 livrarias Bertrand.
A ligação entre as livrarias é um aspecto fundamental e, um livro que não exista em stock numa loja, pode ser imediatamente transferido para a mesma, seja a partir do armazém ou de outra livraria. Esta facilidade também está disponível para os compradores on-line.
Garantir o completo controlo do stock e centralizar as compras, foram outras bases para a escolha da IBS por parte da Bertrand. Hoje, a empresa dispõe de ferramentas que apoiam as operações de compras, aumentando as vendas e alcançando níveis ainda mais altos de satisfação dos Clientes, acrescentando enorme valor à produtividade dos empregados.
Além de tudo isto, a Bertrand está totalmente segura na utilização de potentes ferramentas de planificação que ajudam a desenhar o futuro da empresa.
A IBS disponibilizou um sistema de informação que apoia na totalidade o negócio da Bertrand, completamente integrado e particularmente focalizado na distribuição e retalho livreiro. Uma solução
que oferece oportunidades para um rápido retorno de investimento.
Benefícios e valor
A Bertrand notou enormes diferenças no funcionamento do seu negócio após a implementação das soluções IBS.
Hoje, a informação sobre o stock está disponível on-line, resultando num significativo incremento do serviço ao Cliente, tanto para lojas como para compradores que utilizam a Internet.
Agora é possível planear as compras, tendo por base as vendas anteriores e as quantidades ideais em que se desejam manter o stock. Tal significa que a Bertrand pode analisar as suas
previsões de vendas, o que precisa e como comprar, tudo a um custo menor e através de métodos mais eficientes.
Devido à centralização das compras e à melhoria na comunicação com Clientes e fornecedores, a Bertrand foi capaz de incrementar as suas margens.
A IBS e a Bertrand têm uma forte relação de parceria e conseguiram atingir o objectivo de integrar todas as operações de produção, distribuição e venda de livros.
As melhorias na eficiência trouxeram ganhos significativos para a empresa.
Como resultado, a Bertrand espera levar a cabo a expansão das suas lojas em Portugal, ampliando a sua quota de mercado e, o mais importante, melhorando os seus resultados globais.
