IBS e Bang & Bonsomer – boa químicaCustomer Story Quando a Bang & Bonsomer decidiu subcontratar os seus armazéns e logística, necessitava de dois bons parceiros – um para tratar de todos os fluxos operacionais do armazém e outro para gerir o fluxo de informação. Historial da empresa
A Bang & Bonsomer é um dos principais distribuidores de produtos químicos na Finlândia. A empresa foi fundada em Helsínquia em 1927 e, em 1993, através da fusão da Bang & Co. com outra empresa na mesma cidade, formaram o que é hoje a Bang & Bonsomer.
A Bang & Bonsomer trabalha com produtos químicos orgânicos, contando com representações em 8 diferentes países, num total de 13 escritórios. Devido à sua expansão quer na Finlândia, quer nos países Bálticos e na Rússia, a empresa tornou-se num dos principais distribuidores de produtos químicos especializados para a antiga União Soviética.
A Bang & Bonsomer emprega 260 pessoas e conta com um volume anual de negócios que excede os 138 milhões de Euros.
O negócio
Com mais de 500 fornecedores e milhares de Clientes, a Bang & Bonsomer necessitava de um maior controlo sobre o seu negócio. O transporte de produtos químicos requer um serviço altamente profissional. A combinação de contentores completamente cheios, transportes rápidos e rigorosas normas de transporte, são apenas alguns dos desafios diários que esta indústria enfrenta.
Os transportes de volumes – especialmente entre a Europa Ocidental e a antiga União Soviética – triplicaram nos últimos anos, mas a Bang & Bonsomer soube negociar os melhores preços para esses transportes. Isso permitiu à empresa manter a sua vantagem competitiva, criando valor acrescentado para os seus clientes.
Os problemas existentes na gestão de armazéns tinham de ser resolvidos. A área relativa às antigas instalações tinha sofrido uma grande expansão urbanística, o que criou questões ambientais e de segurança. Adicionalmente, a expansão da empresa para mercados fora da Finlândia, era outro dos motivos que pressionava a racionalização e modernização das suas operações de armazém. A localização do armazém existente não favorecia a ligação entre a Rússia e outros países. Para melhorar o seu nível de serviço e resolver os problemas existentes, a Bang & Bonsomer decidiu subcontratar a gestão dos seus armazéns a uma entidade terceira, optando também por procurar um parceiro na área das TI’s, que ajudasse a gerir todos os fluxos de informação.
Solução e capacidades
Quando foi tomada a decisão de colocar os armazéns em outsourcing, junto do operador John Nurminen, a equipa de gestão da Bang & Bonsomer teve apenas alguns meses para encontrar um parceiro ideal para a gestão dos seus sistemas de informação. Após uma rigorosa procura, a Bang & Bonsomer decidiu adquirir à IBS, uma flexível ferramenta de integração.
O IBS Integrator foi a solução escolhida para a implementação de uma nova vertente B2B, com comunicação orientada por mensagens, a implementar entre o sistema da John Nurminen e as aplicações de Supply Chain da Bang & Bonsomer, também essas fornecidas também pela IBS. Uma das principais razões para a escolha do IBS Integrator foi o facto de suportar comunicações XML, um requisito do operador John Nurminen. Quando uma encomenda é introduzida no sistema da Bang & Bonsomer, o IBS Integrator envia toda a informação detalhada para os sistemas da John Nurminen. O mesmo sucede quando a Bang & Bonsomer compra químicos; toda a informação relevante acerca dessa mercadoria é enviada antecipadamente. Quando a mercadoria é recepcionada, a mesma é descarregada e armazenada na John Nurminen, sendo enviado um aviso de recepção a través do IBS Integrator para a Bang & Bonsomer. No total, são emitidas e recebidas seis diferentes mensagens, que incluem vasta informação sobre produtos, confirmação e avisos de carregamento, recepção e armazenagem.
O IBS Integrator é uma poderosa ferramenta para a integração de sistemas e para a gestão, replicação e sincronização de dados. O novo sistema instalado na Bang & Bonsomer foi colocado em funcionamento em apenas três meses, melhorando significativamente os fluxos de comunicação entre as empresas subcontratadas para a gestão dos armazéns. Desde o início o projecto, o objectivo era implementar um mecanismo seguro para o seguimento das mensagens entre a Bang & Bonsomer e a John Nurminen. Essa meta foi atingida utilizando uma pequena base de dados para armazenar todas as mensagens, sobre as quais existem diferentes visualizações das transacções, identificando-se aquelas que têm ou onde faltam, mensagens de resposta associadas.
Depois da solução B2B ter sido implementada com sucesso, foi criada uma simples página web usando para tal o IBS Integrator. Esta, permite à John Nurminen verificar e aprovar o estado das transacções. Na realidade, este passo significa que a base de dados original passou a ser uma base de dados partilhada, para controlo das comunicações entre as duas partes.
Vantagens e valor
A solução da integração fornecida pela IBS contribuiu para que a Bang & Bonsomer se tornasse num dos principais distribuidores de produtos químicos para a antiga União Soviética. A eficiência dos processos melhorou drasticamente e, a capacidade de processamento das transacções em tempo real reduziu o risco da existência de erros.
Graças ao IBS Integrator, a Bang & Bonsomer e a John Nurminen conseguiram eliminar a duplicação de tarefas, reduzindo para metade a probabilidade de ocorrência de erros. A função de seguimento de números de lote existente nas aplicações IBS, também permite poupar tempo e dinheiro, reduzindo ainda mais a probabilidade de erros. A qualidade do reporting e a fiabilidade da facturação são outras vertentes onde as melhorias foram enormes. A etapa seguinte deste projecto passará por construir uma solução que distribua as transacções relativas aos custos de armazém e de stock pelos diversos departamentos, com garantia de maior precisão. Isto permitirá uma distribuição de custos mais precisa e uma maior consciência dos mesmos dentro da organização da Bang & Bonsomer. A empresa garantirá uma noção mais efectiva do custo dos seus produtos bem como da quantidade disponível, em substituição da noção de custo total de armazenagem.
O IBS Integrator também irá automatizar outras operações rotineiras da Bang & Bonsomer. Por exemplo, receber um pedido de compra directamente de Moscovo directamente para o software de gestão de vendas, o que significará menos erros, um processamento mais rápido e o aumento do nível de serviço prestados aos clientes.
Com a ajuda da IBS, a Bang & Bonsomer pretende ainda alcançar uma sólida estrutura corporativa com especial ênfase no desenvolvimento e coordenação do reporting. Tudo isto faz com que o IBS Integrator seja reconhecido como uma rápida ferramenta de desenvolvimento que constituiu a plataforma ideal para as necessidades actuais e futuras nas várias vertentes da integração.
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