A Agrifirm adere à facturação electrónicaCustomer Story
Cooperativa agrícola holandesa Agrifirm colabora com a IBS para criar um sistema
seguro e fiável de facturação electrónica, utilizado por clientes e fornecedores em
todo o Mundo.
Historial
A Agrifirm é uma das maiores cooperativas no sector agrícola da Holanda. Situada em Meppel, o seu objectivo não é o lucro mas sim defender os interesses dos seus membros. Para os criadores de gado, agricultores e horticultores, a vantagem mais importante que retiram desta afiliação é puramente material. Graças à colaboração existente dentro da cooperativa, os agricultores podem estipular preços competitivos na compra e venda dos seus produtos.
A Agrifirm é também um fornecedor de serviços no sector agrícola. O seu website é uma importante fonte de informação sobre desenvolvimentos, pesquisa científica, novas técnicas e produtos. A cooperativa actua como moderadora na compra e venda de quotas de leite e direitos na produção de fertilizantes, impulsionando a automatização do sector agrícola holandês.
A Agrifirm emprega 1400 pessoas e o seu principal objectivo é conseguir resultados positivos para todos os seus membros.
O negócio
Actualmente, já é prática comum consultar e imprimir facturas via Internet. No entanto, a Agrifirm ambicionou ir mais longe. Através de mensagens padronizadas em formato XML, a cooperativa pretendia que os seus clientes e parceiros de negócio tivessem acesso ao seu website, de modo a conseguirem obter e importar as suas facturas directamente para os seus sistemas de informação.
Anteriormente, a facturação produzida e enviada em papel, envolvia elevados custos de manuseamento e de expedição que a Agrifirm imputava aos clientes e parceiros de negócio. Nesse processo, era gasto demasiado tempo a codificar e a registar as facturas, existindo uma tendência para o crescimento dos custos associados, bem como um aumento no tempo exigido pelo processamento e impressão de facturas em papel.
A Agrifirm estava convicta de que um único sistema standard para a troca de informação no sector agrícola Holandês seria um passo significativo e decidiu que estava na altura de agir. A padronização era necessária de modo a disponibilizar a informação das facturas na Internet para todos os clientes, empresas de serviços de contabilidade e representantes da Agrifirm, dado que a cooperativa pretendia oferecer o mesmo serviço de facturação electrónica a todas as entidades envolvidas.
Depois de tomada a decisão de avançar com este projecto, o primeiro passo era encontrar o melhor parceiro para esta revolucionária solução.
Solução e capacidades
Existem vários motivos para a Agrifirm ser respeita a inovação e partilha do seu conhecimento com os Clientes. As suas soluções são desenvolvidas não só a pensar na satisfação das necessidades do Cliente mas também a pensar nos requisitos actuais e futuros do mercado.
Além disso, a IBS detém um elevado know-how nestas áreas emergentes e disponibilizava já ao mercado uma aplicação para Facturação Electrónica.
Em concorrência com outros três potenciais fornecedores de software, a IBS foi a empresa seleccionada para avançar no projecto de Facturação Electrónica idealizado pela Agrifirm. A solução escolhida, o IBS e-Billing, é bastante flexível e escalável, dado ter sido desenhada como um complemento aplicacional vocacionado para a Internet, facilmente integrável nas restantes soluções que suportam as operações da Agrifirm.
O IBS e-Billing permite uma implementação faseada, sem interrupção dos ciclos de facturação ou das operações diárias. O envio de facturas pode ser executado como anexo a mensagens de correio electrónico, utilizando o formato PDF e/ou o formato XML. Além disso, esta é uma solução que permite a impressão em papel em conjunto com o envio electrónico.
Benefícios e Valor
A implementação do IBS e-Billing permitiu aos clientes da Agrifirm obter mais rapidez nas tarefas comuns, minimizando a potencial ocorrência de erros. Daí, resultou uma redução dos custos relativos ao tratamento de facturas.
A cooperativa presta agora um melhor serviço aos seus afiliados e parceiros de negócio.
Graças à capacidade de integração e de colaboração com outras soluções aplicacionais, os membros da cooperativa bem como os seus parceiros de negócio, podem agora consultar e integrar qualquer factura nos seus próprios sistemas financeiros, com um simples “clique”. Isto é assegurado pela capacidade do IBS e-Billing disponibilizar mensagens standard XML.
O IBS e-Billing permitiu uma diminuição no consumo e gastos em papel, impressões, digitalização e portes de correio ajudando também a reduzir significativamente o ciclo de cobrança e as tarefas administrativas relativas ao processo de facturação.
Outro aspecto importante, é ainda a contribuição desta solução para a redução do número de “incidentes” (disputas) relativas a facturas e que têm um impacto negativo junto dos clientes e parceiros.
Com o IBS e-Billing, as resmas de papel são uma coisa do passado e a facturação é agora um processo mais eficiente.
Com o suporte das soluções de software da IBS, a Agrifim estabeleceu o padrão para a Facturação Electrónica no sector agrícola da Holanda.
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