Audit d’évaluation de BPCS

Aperçu

Votre tâche consiste à fournir un système stable, bien compris et efficace pour vos clients, vos utilisateurs. La conjoncture actuelle contribue à rendre cette tâche plus difficile.

  1. Changements au niveau des impératifs d'entreprise – la direction actuelle exige un retour sur investissement plus agressif et à court terme. Les demandes pour un retour sur investissement sur une période de 2 à 5 ans ont disparu, on ne peut qu'espérer l’accord pour une période de 6 mois.
  2. Vos utilisateurs clé ont disparu – beaucoup de vos “super utilisateurs” initiaux sont partis, ont changé de métier ou sont à la retraite. À leur place sont arrivés des collaborateurs talentueux qui ont été formés pour exécuter des tâches spécifiques, mais qui ne possèdent pas les connaissances approfondies requises pour répondre aux nouveaux besoins de l'entreprise et opportunités non prévues.
  3. Diminution naturelle de l'intégrité du système – un changement mineur dans la maintenance de la nomenclature entraîne de mauvais résultats en terme de calcul des besoins MRP, et par conséquent au rejet du MRP en tant qu'outil utile. Une erreur d’un  nouvel aide-comptable génère un déséquilibre dans le Grand livre. Pas de « sabotage » intentionnel, mais le mal est fait. Pire encore, la source du problème peut être difficile et longue à diagnostiquer et à résoudre.
  4. Changements prévus ou non au niveau des exigences de la chaîne logistique – Les demandes toujours plus pressantes de vos clients en termes de délai et une meilleure communication de la disponibilité des produits ajoutent de la pression sur les services achat et production. Les processus actuels ne sont peut-être pas en mesure de répondre à cette pression.

Voici les exemples de symptômes que nous avons identifiés – et résolus – durant nos examens diagnostiques. Leur résolution a pu passer par des changements mineurs dans les procédures, par la décision de revoir toute la mise en œuvre ou encore de migrer vers l’ERPLx 

Les exigences de votre entreprise et de vos ressources, ont beaucoup évolué depuis la mise en œuvre initiale. L'examen diagnostique d'IBS est conçu pour travailler avec vous à l'identification du meilleur moyen d'appliquer les outils BPCS disponibles aujourd’hui –  fabrication, chaîne logistique et finances – en vue de gérer votre entreprise avec succès.

Un examen diagnostique type visera un ou plusieurs de ces domaines d'activité – en ciblant les processus qui nécessitent – ou qui fournissent – des données système et les données en sortie. Les sections suivantes définissent ces processus spécifiques.

Examen diagnostique de la fabrication

Fichiers principaux des données de fabrication :

Examiner le contenu et l'utilisation de fichiers de données, afin de vérifier la cohérence avec les fichiers standard de BPCS. Identifier les domaines critiques et toute implication pour la planification, la gestion d'atelier, l'évaluation des coûts ou d'autres applications du système

  • Fichier articles
  • Nomenclatures
  • Gammes
  • Postes de charge et sections
  • Données de planification
Planification :

Analyser le flux actuel de données de demande et d'approvisionnement, afin d'identifier tout élément manquant ou déconnecté.

  • Planification de la demande - Intégration de la prévision, la distribution et de la demande des clients dans des estimations de demande globale.
  • Calcul PDP/MRP - Planification de produits finis et planification des sous-ensembles majeurs.
  • Planification des besoins en matières - Planification des sous-ensembles mineurs, des composants fabriqués ou achetés et des matières
  • Gestion de capacité - Comparaison entre la capacité de main d'œuvre et/ou machine disponible et requise
  • Autres besoins spécifiques au site
Programmation et gestion d'atelier :

Définir et analyser les méthodes actuelles de communication et de réaction entre l'atelier et la programmation d'atelier, ainsi que le contrôle des stocks et la comptabilité.

  • Création de l'ordre de fabrication et diffusion (comprend l’analyse préalable des capacités et des composants, ainsi que l'identification de lot potentiel et affectation)
  • Attribution et mise à disposition des composants. Comprend plusieurs facteurs :
    • contrôle et traçabilité de lots, ainsi que contrôle, attribution et délivrance des matières de l'ordre de fabrication
    • options d'attribution des matières et/ou options de « backflushing » y compris "point d'utilisation" et montage
    • options de sorties de composants
  • Suivi de l'ordre de fabrication :
    • fin d'opération
    • pointage des temps
  • Achèvement et clôture de l'ordre de fabrication
  • Autres besoins spécifiques au site
Achat de composants et de matériaux de fabrication : 

Evaluez la capacité des procédures actuelles d'achat de prendre en charge les changements fréquents et les exigences dans le programme de fabrication.

Examen diagnostique de la chaîne logistique

Fichiers des données de la chaîne logistique :

Examinez le contenu et l'utilisation de fichiers de données, afin de vérifier la cohérence avec les fichiers BPCS et leur utilisation en standard. Identifiez des domaines de préoccupation et toute implication pour le cycle des opérations d'ordre de facturation ainsi que d'autres applications de système et paramètres de système

  • Fichier articles
  • Fichier clients
  • Fichier adresses
  • Fichiers des tarifs et promotions
Gestion des commandes client :

Analysez le flux actuel de données de commande, afin d'identifier des éléments manquants ou déconnectés, y compris des domaines à améliorer.

  • Traitement des commandes - exigences spécifiques au client, exigences liées à l’organisation, configuration spécifique au client, validation d'entrée
  • Prélèvement de commande - analyser et valider le processus
  • Confirmation de prélèvement - analyser et valider le processus
  • Confirmation d'expédition - analyser et valider le processus
  • Livraisons directes au client - valider la configuration et le traitement
  • Autres besoins spécifiques au site
Gestion de commande de réapprovisionnement :

Analysez le flux actuel de données afin d'identifier les éléments manquants ou déconnectés.

  • Configuration client pour la gestion des entrepôts
  • Configuration des données principales d'adresse
  • Paramètrage système
  • Paramétrage des transactions pour la gestion des stocks et la gestion financière
Facturation :

Analysez le flux actuel de données, afin d'identifier des éléments manquants ou déconnectés, y compris des domaines à améliorer. Analysez et validez également les paramètres système.

Promotions et affaires :

Analysez et validez la configuration de la stratégie de tarification se rapportant au traitement des commandes clients, aux comptes clients, à la facturation, à l'analyse coût-efficacité et à l'analyse des ventes.

  • Configuration des paramètres système
  • Traitement de commande client pour la tarification
  • Validation et analyse de :
    • Données clients
    • Données tarifs et promotions
    • Données liées aux frais
Gestion des stocks :

Définissez et analysez les méthodes actuelles de communication et les informations provenant des commandes clients, ainsi que du contrôle des stocks et de la comptabilité.

  • Attribution et sortie des composants. Comprend plusieurs facteurs :
    •  Contrôle et traçabilité de lots, et règles d’affectation de lot aux commandes clients
    • Allocations de composants aux commandes clients
  • Autres besoins spécifiques au site
Gestion des achats :

Evaluez la capacité des procédures d'achat actuelles de prendre en charge les changements fréquents et les exigences en ce qui concerne la gestion des commandes clients.

Analyse des ventes :

Evaluez les besoins de reporting et assurez-vous que les paramétrages actuels peuvent prendre en charge ces exigences.

Examen diagnostique Finance

Fichiers maîtres de la gestion financière :

Examinez le contenu et l'utilisation des fichiers de données, afin de vérifier la cohérence avec les fichiers BPCS et leur utilisation standard. Identifiez des domaines de préoccupation ainsi que les impacts dans la configuration relatifs au paramétrage des modèles de modèles  

  • Fichiers d'analyse coût-efficacité
    • Segments
    • Période
    • Grand livre / journaux et autres états financiers
    • Modèles
    • Événements
    • Macros/Alias
    • Définition d'événements du sous-système
  • Fichiers fournisseurs
    • Fournisseurs
    • Conditions de paiement
    • Fichier banque
  • Fichiers clients
    • Clients
    • Conditions de paiement
Analyse coût-efficacité :

Analysez les états financiers actuels afin d'identifier des éléments manquants ou déconnectés, y compris des domaines à améliorer.

  • Traitement de transactions - validez l'intégrité et l'exhaustivité de tous les sous-domaines BPCS, y compris les stocks et l'évaluation des coûts. En outre, examinez les exigences spécifiques client, les exigences organisationnelles, le paramétrage client, la validation des saisies  
  • Traitement de transactions par lots - validez l'intégrité et l'exhaustivité de tous les sous-systèmes non BPCS
  • Comptabilité générale - analysez et validez le processus de clôture, y compris la gestion des périodes et des évènements.
Gestion des transactions fournisseur

Analysez le flux actuel de données de facture, afin d'identifier des éléments manquants ou déconnectés, y compris des domaines à améliorer.

  • Rapprochement facture à 3 niveaux – besoins spécifiques client, exigences organisationnelles, configuration spécifique client, validation des saisies
  • Factures de frais - analyser et valider le processus
  • Paiements récurrents - analyser et valider le processus
  • Processus de paiement - analyser et valider le processus
  • Autres besoins spécifiques au site
Gestion de la trésorerie :

Analysez le flux actuel de données de  trésorerie, afin d'identifier des éléments manquants ou déconnectés, y compris des domaines à améliorer.

  • Paiements des clients – besoins spécifiques client, exigences organisationnelles, configuration spécifique client, validation de la saisie
  • Annulations - analyser et valider le processus
  • Crédits et déductions - analyser et valider le processus

Périmètres et hypothèses :

  1. Les éléments ci-dessus sont basés sur l'examen d'un exemple de BPCS (Environnement de données)
  2. Le processus d'examen débutera et se conclura par une réunion sur place avec le comité de direction du client, afin de fournir :
  3. Toutes les entrevues seront menées sur un site spécifique
    • le périmètre et une identification des personnes qui seront interviewées
    • une définition des problèmes et des priorités
    • une présentation des conclusions et des recommandations

 

Investissement total

 

Segment Jours d'interview Préparation
du rapport
et présentation
Fabrication 2 1.5
Chaîne logistique 2 1.5
Finances 2 1.5
Total: 6 4.5

Cet investissement est basé sur un examen de haut niveau du système, visant à fournir une analyse stratégique identifiant "quels" besoins satisfaire mais pas nécessairement "comment" les satisfaire.