Lääkkeiden jakelussa tarvitaan tehokkaita ohjelmistoja, jotka pystyvät käsittelemään päivittäisen liiketoiminnan valtavat tapahtumavolyymit. Suomalainen lääkkeiden ja terveydenhuollon jakelija Oriola Oy löysi IBS:n ratkaisuista avun logistiikkaprosesseidensa tehostamiseen.
Risto Kanerva, President of Oriola explains that IBS pharmaceutical software has helped the company streamlines supply chain processes.
Oriola on Suomen johtava yritys lääkkeiden, terveydenhuollon ja hammashoidon tuotteiden jakelussa sekä kaupassa. Oriolassa käsitellään päivittäin 80 000 tilausriviä, joten sillä oli edessään melkoinen urakka. Miten se pystyisi siirtymään toimivasta mutta tekniikaltaan vanhentuneesta järjestelmästä standardinmukaiseen toiminnanohjausjärjestelmään ja säilyttämään samalla kaikki 15 000 asiakastaan? Oriola tutki tarkkaan markkinoilla olevat vaihtoehdot ja päätyi lopulta IBS Pharma -ratkaisuun. Ratkaisu on ollut käytössä marraskuusta 2004 lähtien – hyvin tuloksin.
Perustana logistiikka ja jakelu
Oriolan tärkeimpiä valintaperusteita ERP-kumppanin valinnassa olivat erinomainen suorituskyky, one stop shop -asiakasrajapinta, yksi järjestelmä kaikissa liiketoiminnoissa, virtaviivaisuus, vakaus ja luotettavuus, jatkuvuus ja varma toimitus. Oriola ottikin IBS Pharma -ratkaisun käyttöön ensimmäisenä yrityksenä samana vuonna, kun se tuli markkinoille. Oriolan silloinen projektipäällikkö Hele Lonka totesi, että syitä ohjelmiston valintaan olivat tuotekehitykseen liittyvät yhteistyömahdollisuudet sekä ohjelmiston suorituskyky ja toiminnot.
”Käyttöönottovaiheessa järjestelmän suorituskyky ei saa aiheuttaa ylimääräistä päänvaivaa. Ja kun tavoitteenamme ei tuolloin ollut parantaa toimintaa vaan säilyttää hyviksi havaitut toiminnot ennallaan, oli todella tärkeää, että järjestelmä hoitaa homman puolestamme. Olimme tyytyväisiä tuloksiin.”
Oriolan toimitusjohtajan Risto Kanervan mukaan yhtiö valitsi IBS:n siksi, että sovellus perustuu nimenomaan logistiikkaan ja jakeluun. ”IBS poikkeaa tässä kilpailijoistaan, joiden ratkaisut keskittyvät enemmänkin valmistus- ja tuotantoprosesseihin. IBS:n ratkaisun jakelusovellukset ovat erinomaiset. Valinta oli sen vuoksi helppo. Se, että kyseinen ratkaisu on suunniteltu nimenomaan lääkealan jakeluun, oli vain lisäetu.”
Ympäristö mahdollistaa lisäarvopalvelut
”Olemme todella innoissamme siitä, että meillä on nyt ympäristö, jonka varaan voimme rakentaa uusia lisäarvopalveluja ja uusia sovelluksia”, Kanerva toteaa.
Logistiikasta vastaava johtaja Seppo Hakanpää on samoilla linjoilla. ”Vanhassa IT-ympäristössämme oli liikaa irrallisia järjestelmiä, eikä versiopäivitykseen ollut mahdollisuutta. Silloisen ohjelmiston eri muunnoksissa oli liikaa käyttöliittymiä. Uusi ohjelmisto on poistanut nämä ongelmat. Erilaisia ohjelmistoja on vähemmän kuin ennen. Meillä on nyt paitsi kokonaisvaltaisia ratkaisuja myös keskeisten liikeasiakirjojen ja toimitusketjun datan kuten toimittaja- ja asiakastiedon, hinnoittelun, varastojen, tilausten, palautusten ja sopimusten, tosiaikainen näkyvyys sekä synkronointi.”
”On hyvä, että meillä on nyt vain yksi käyttöliittymä. Uusille käyttäjille on helppo opettaa järjestelmä, jossa on yksi erillisohjelmisto ja yksi graafinen käyttöliittymä”, Hakanpää jatkaa.
”IBS:n ohjelmiston ansiosta voimme käyttää yhtä järjestelmää kaikissa liiketoiminnoissa. Tämä sovellus täyttää ominaisuuksiltaan kaikki terveydenhuollon liiketoiminnan erityistarpeet.”
Risto Kanerva, Oriolan toimitusjohtaja
Optimoidut prosessit
IBS Pharma -ratkaisu sopii Oriolan vaatimuksiin kuin valettu. Siinä on myyntitilausten hallintamoduuli, joka priorisoi tilausrivit automaattisesti ja integroi ne varastoon, logistiikkaan ja laskutukseen. Ohjelmistossa on myös laskutus- ja taloushallintomoduulit, jotka mahdollistavat kysyntäpohjaisen integroidun laskutuksen ja kirjanpidon tosiaikaisen tiedon perusteella, varastonhallinnan, poiminnan ja toimituksen, ostotilaukset, palautukset ja hälytysten hallinnan, liiketoiminnan analysoinnin, sähköisen liiketoiminnan ja asiakkuuden hallinnan. Mikä parasta, Oriolan mukaan ohjelmisto nopeuttaa myynti- ja ostotilausten käsittelyä, optimoi varastot, minimoi virheet ja tehostaa logistiikan suunnittelua.
Uusi ohjelmisto on täsmäratkaisu Oriolan liiketoiminnan tarpeisiin. Yhtiön vuotuinen liikevaihto on 600 miljoonaa euroa, ja se käsittelee 20 miljoonaa tilausriviä vuodessa (80 000 tilausriviä päivässä), joten nopeat tilaussyklit ja suuret tilausten käsittelyvolyymit olivat avainasemassa IBS Pharma -ratkaisun valinnassa.
Yksi järjestelmä kaikkiin liiketoimintoihin
Kanerva on tyytyväinen uuteen liiketoimintaratkaisuun. ”Ohjelmiston ansiosta voimme käyttää yhtä järjestelmää kaikissa liiketoiminnoissa. Tämä sovellus täyttää ominaisuuksiltaan kaikki terveydenhuollon jakelun erityistarpeet.”
Lonka huomauttaa, että apteekit ovat tilausrivien määrässä mitattuna Oriolan suurimpia asiakkaita. ”Me kilpailemme lääkeyhtiöiden jakelutoiminnasta. Integroidusta järjestelmästä on kuitenkin myös muuta hyötyä”, hän sanoo. ”Se on yksinkertaisempi. Emme ole enää niin riippuvaisia parista avainhenkilöstä, yhteistyö organisaatiossa on parantunut, asiat sujuvat saumattomasti – kaikkien osastojen ei aina tarvitse olla mukana. Uusiin toimintatapoihin on helppo siirtyä eri toiminnoissa.”
Tehokas tilausten poiminta
Oriola saa 80 prosenttia tilausriveistä sähköisesti, ja yli 50 prosenttia tilausriveistä poimitaan automaattisesti. Tilausten läpimenoaika on 30–60 minuuttia, ja yhdellä rivillä on keskimäärin 8,4 pakkausta. Yhtiön työntekijät Suomessa, Baltian maissa, Ruotsissa ja Tanskassa työskentelevät yhdeksässä toimipisteessä, joihin kuuluu Espoossa sijaitseva keskusvarasto, ja neljässä jakelukeskuksessa Suomessa.
”Uusi järjestelmä toimii hyvin, ja on hyvä tietää, että meillä on ennakoiva valvonta tilaus- ja poimintaliittymissä. IBS valvoo järjestelmää ympäri vuorokauden ja aktiivisesti 12 tuntia päivässä”, Lonka toteaa.
Oriola odottaa IBS Pharma -ratkaisun kehittyvän jatkossa lääkealan erityistarpeiden mukaisesti ja noudattavan yleensä jakelutoiminnan parhaita käytäntöjä. Oriola hioo parhaillaan yhtiön uutta IT-strategiaa. Kun se on otettu käyttöön, tulevaisuuden visioihin kuuluu ohjelmiston kahdensuuntainen integrointi Oriolan toimittajiin ja asiakkaisiin. Oriola haluaa laajentaa ratkaisun lähiaikoina Baltian yksikköihinsä. IBS vastaa nykyisin myös ratkaisun ylläpitopalveluista.
Teksti: Joanie Rafidi
Kehityskohteet
Vaatimuksena kyky käsitellä 20 miljoonaa tilausriviä vuodessa
Liikaa irrallisia IT-järjestelmiä
Entinen järjestelmä tekniikaltaan vanhentunut
Liikaa käyttöliittymiä
Ei tosiaikaista näkyvyyttä
Tarve virtaviivaistaa toimintaa.
Ratkaisu
Lääkkeiden jakeluun suunniteltu toimitusketjun hallinta
Moduulit eri toimintoihin
- Myyntitilausten hallinta
- Hankinta
- Jakelu
- Varastonhallinta
- Varaston optimointi
- Tiedon hallinta
- Taloushallinto.
