Helkama Velox optimoi varastot ja tuotannonCustomer Story Suomen suurin ja vanhin polkupyöräalan toimija Helkama Velox haki uutta vaihdetta tietojärjestelmäuudistuksesta ja sähköisestä liiketoiminnasta halpatuonnin ja kansainvälisen kilpailun kiristyessä. Kumppanikseen Helkama valitsi IBS:n, ja nyt polkupyörien tuotantoa, myyntiä, ostoja ja varastointia sekä varaosakauppaa ohjataan ASW-järjestelmillä.
Järjestelmäuudistuksen tärkein kimmoke oli tarve automatisoida tilausten, laskujen ja raporttien käsittelyä sekä vähentää paperin pyörittelyä eri vaiheissa. Tuotteen saatavuustiedot ja jälleenmyyjän luottotiedot haluttiin saada myyjien tietoon automaattisesti ilman erillisiä tarkistuksia. Myyntiosastolle piti saada mahdollisuus kirjata jälleenmyyjältä tai aluemyyntipäälliköltä tuleva tilaus suoraan järjestelmään. Logistiikkaan haluttiin nopeutta ja tuotantoon ennustettavuutta.
”Haimme parannuksia toimintatapoihin ja ajan hengen mukaisesti lisää tehokkuutta prosesseihin. Keskeinen tavoite oli nopeuttaa tuotteiden kiertoa ja optimoida tuotantoa ja varastoja”, sanoo Helkama Veloxin toimitusjohtaja Jarkko Pohjonen.
Pohjosen mukaan varastoon sijoitetun pääoman pienentäminen edellyttää tilaus- ja toimitusketjun haltuunottoa. Haasteelliseksi tämän tehtävän tekee menekin vaikea ennustettavuus: Suomessa myydään vuosittain noin 250 000 polkupyörää, joista noin 70 prosenttia myydään keväällä kymmenen viikon sisällä. Pyörät täytyy siis valmistaa varastoon aina edellisenä syksynä ja talvena. Yksi Helkama-pyörä sisältää 80-100 erilasta osaa, ja alihankkijoita on noin 130, joista Suomessa 60 ja ulkomailla 70. Helkama valmistaa teräksisten pyöriensä rungot ja etuhaarukat itse.
Jälleenmyyjiä Helkamalla on Suomessa noin 250, Baltiassa ja Ruotsissa yhteensä noin sata. Jälleenmyyjiä on monenkokoisia ja -näköisiä, isoista urheiluliikkeistä tai supermarketeista pieniin perheyrityksiin.
”Moni kauppias on liikkeen aukiolon aikaan niin kiireinen, ettei ehdi tehdä tilauksia tai tuotetietojen tsekkauksia kuin vasta illalla. Silloin taas meillä Hangon konttorissa ei välttämättä ole enää ketään paikalla. Tavoitteenamme on tehdä ostaminen kauppiaalle helpoksi rutiiniksi ja mahdollistaa tuotteiden sähköinen tilaaminen, hinta- ja tuotetietojen hakeminen, takuuasioiden käsittely ja saatavuuden selvittäminen.”
Järjestelmätoimittaja on kuin aviopuoliso
Suunnitteluprosessissa lähdettiin liikkeelle Helkaman päämääristä sekä kilpailutekijöistä ja -eduista. Yhtiössä kuvattiin ja määriteltiin kaikki ydin- ja tukiprosessit sekä arvioitiin niiden tehokkuus ja kriittisyys tietotekniikan kannalta.
”Meidän kokoisemme pk-yritys tekee toiminnanohjausjärjestelmän laajuisen IT-projektin kerran kymmenessä vuodessa. Suhde ohjelmistotoimittajan kanssa on pidempi kuin keskimääräinen avioliitto nykypäivänä. Myös eroprosessi voi osoittautua kalliiksi ja pitkäksi. Siksi projektiin täytyy suhtautua äärimmäisellä vakavuudella ja arvioitava kumppani tosi tarkkaan”, Pohjonen vinoilee, ja on aivan oikeassa..
”Meille tärkein vaatimus järjestelmätoimittajan valinnassa oli luottamuksen syntyminen. Pisteytimme kaikkiaan neljän toimittajan tarjonnan ja palvelut sen mukaan, miten ne vastaavat omia tarpeitamme. IBS:n vahvuuksia olivat hyvät referenssit, pitkä kokemus sekä tuotanto- että tukkukaupan ominaisuuksiltaan vahva järjestelmä.”
”Helkamalla on sata vuotta ollut perinteenä hankkia koneita, jotka toimivat. Tämä periaate sopii myös tietotekniikan hankintaan – halusimme järjestelmän joka varmasti toimii. Yksi tavoite järjestelmän uusimisessa oli myös se, että pääsemme mahdollisimman vähällä erilaisista ylläpito- ja huoltotehtävistä. IBM:n eServer iSeries -laitteiston tiesimme luotettavaksi ja varmatoimiseksi”, Pohjonen summaa.
Teksti: Pekka Lehtonen
Ota yhteyttä, kerromme lisää » | 
