Autobar Finland Oy:n sydämen asiana asiakaspalvelu
Customer Story
Kahvi- ja lähdevesiautomaateistaan tunnetun Autobar Finland Oy:n toimintaa ohjaavat asiakkaiden toiveet.
Jaana Seppänen, Financial Director of Autobar Finland believes that an ASP solution is better, cheaper and quicker in the long run.
Nykyisin asiakkaat haluavat käyttöönsä yhä enemmän erilaisia raportteja automaattien toiminnasta ja Autobarin palveluista. Entinen järjestelmä ei taipunut tällaisten katsausten tekoon, joten tiedot koottiin Autobarissa käsin.
ASW5-toiminnanohjausjärjestelmän ansiosta Autobar voi suunnata hallinnon työpanosta aiempaa enemmän asiakaspalveluun. IBS:ltä sovellusvuokrauksena hankittu kokonaisuus kattaa toimitusketjun hallinnan, taloushallinnon, analysoinnin ja raportoinnin sovellukset sekä maksuliikenneohjelmiston.
– Toimialallamme vallitsee melkoinen kilpailu, josta selviää voittajana vain erottautumalla. Me panostamme asiakaspalveluun, ja toimiva järjestelmä on sille perusedellytys, toteaa Autobarin toimitusjohtaja Jarno Tuliara.
Eroon monimutkaista prosesseista
Vanhaa toiminnanohjausjärjestelmää käytettiin Autobarissa kymmenisen vuotta. Järjestelmä oli vuosien varrella räätälöity vastaamaan tarkkaan Autobarin palveluyhdistelmiä. Uudistuksella Autobar tavoitteli aiempaa virtaviivaisempia ja yksinkertaisempia prosesseja.
– Huomasimme, että räätälöintikin voi kääntyä itseään vastaan. Kun järjestelmä vääntyi vastaamaan jokaista erityistapausta, kävikin niin, että sisäiset prosessimme muodostuivat vuosien kuluessa turhan monimutkaisiksi, kertoo Autobarin talousjohtaja Jaana Seppänen.
Järjestelmän vanhentuminen huomattiin Autobarissa, kun selvitettiin esimerkiksi sähköisten laskujen käyttöön ottamisen mahdollisuutta. Ominaisuuden rakentaminen vanhaan järjestelmään olisi ollut hankalaa ja kallista.
– Jälkikäteen on helppo todeta, että helpommalla olisi päästy, jos olisimme uusineet ohjelmistot aiemmin. Toisaalta taas projektin tulokset ilahduttivat. On innostavaa huomata, miten pienellä työllä tietoa saa jalostettua ajan tasalla olevasta järjestelmästä, sanoo Seppänen tyytyväisenä.
– Tavoittelemamme lisäarvo syntyy kuitenkin järjestelmän osaavista käyttäjistä. Jotta saisimme uusista ohjelmistoista irti täyden hyödyn, järjestämme yhteistyössä IBS:n kanssa käyttäjille syventävää koulutusta, täydentää Tuliara.
Dynaamisuutta säännöllisillä päivityksillä
Jatkossa Autobarin järjestelmän päivitykset hoituvat säännöllisesti osana IBS:n sovellusvuokrauspalvelua.
– Suoraan rahassa mitattunakin säännöllinen päivittäminen tulee harvoin tapahtuvaa edullisemmaksi. Ja tätäkin tärkeämpiä ovat luonnollisesti modernin järjestelmän liiketoiminnalle tuomat edut, mainitsee Seppänen.
Koska Autobar Finland on osa kansainvälistä konsernia, oli sovellusvuokraus luonteva ratkaisu. Järjestelmä skaalautuu liiketoiminnan kehittymisen myötä. Sovellusvuokrausratkaisu toi mukanaan myös etäkäytön mahdollisuuden; Autobar Finlandin tietoja voidaan katsella vaikka Lontoon pääkonttorista.
– Sovellusvuokraus on nykyaikaa. Osana konsernia emme halua sitoa käsiämme emoyhtiöstä poikkeaviin tietotekniikkaratkaisuihin kovin pitkällä tähtäimellä. Sovellusvuokraus antaa vapautta sekä IT-infrastruktuurin suunnitteluun että sen käyttöön, päättää Seppänen.
Nimi: Autobar Group Finland Oy Alue: Finland Toiminta: Vending b-to-b services Tuotteet: Vending machines Työntekijöitä: 120 Liikevaihto: EUR 16,5 million Kotisivu: Autobar Group Finland Oy
Haasteet
Fast-growing company
More demanding customers
Old IT system too cumbersome and inflexible
Invoicing process difficult, costly and time-consuming
Need to reduce IT costs
Need for a standard system, with no long-term risk.
Ratkaisu
Standard business software solution using ASP service
Sales order management
Distribution
Warehouse management
Business intelligence
Financials
Electronic billing.
Ominaisuudet
Company performance measurement
Access to latest system upgrades
Solution used over the Internet
Full control of IT costs
No IT investment required for hardware and infrastructure
