Manejar la distribución de casi la mitad de los libros de un país es una tarea monumental. En Sudáfrica, Booksite Afrika lleva esto a cabo con gran eficiencia con la ayuda de IBS Bookmaster.
El software IBS para distribución permite a Booksite Afrika reducir costes, mejorar los procesos de producción y aumentar el volumen de negocio, según Glen Davison.
Booksite Afrika es el mayor distribuidor de libros en Sudáfrica con un 45/50% de cuota de mercado. La fuerza de la compañía se basa en sus fuertes relaciones con las principales editoriales, que tienen un papel activo en la gestión del negocio conjuntamente con Booksite Afrika.
Glen Davison, Director General de Booksite Afrika, explica, “Tenemos una relación simbiótica con nuestras editoriales pues somos la clave para el éxito de cada una de las partes. Por lo tanto, para ser más eficaces tenemos que trabajar muy de cerca de ellos para comprender sus negocios y optimizar nuestros procesos en toda la cadena de suministro.”
Booksite maneja la distribución para los siete mayores editores de Sudáfrica; Struik Publishers, Map Studio, Struik Christian Books, Penguin Books, Random House, Pan Macmillan y Quartet Sales & Marketing. Los productos se mantienen en el almacén de 9.300 m2 de Booksite Afrika en Cape Town, donde se envían hasta 20.000 líneas de pedidos de clientes todos los días. El stock del almacén incluye 25.000 títulos activos, que alcanzan la cifra sorprendente de 3,5 millones de libros.
Un sistema integrado
“El éxito en este negocio implica destacarse en muchas áreas”, dice Davison, “Hace bastantes años nos dimos cuenta de que para mantener nuestra posición de liderazgo en el mercado, necesitábamos un software que pudiese llevar adelante a nuestra empresa y que nos asegurase seguir al frente de nuestra competencia a través de una mayor eficiencia y mejor servicio a nuestros clientes. Así que, después de una profunda investigación, implementamos IBS Bookmaster y con sinceridad, nunca nos hemos arrepentido de eso.”
La capacidad de proveer un sistema completamente integrado y diseñado específicamente para la industria editorial fue clave para la elección de IBS Bookmaster. “Tener una solución integrada completa ha producido muchas ventajas. El sistema está totalmente integrado, operando una sola base de datos que permite enviar los pedidos dentro de las 24 horas de su recepción. Hemos integrado también una solución de radiofrecuencia que ha mejorado drásticamente la exactitud y los tiempos de entrega. Esto ha tenido un efecto muy positivo en la satisfacción de los clientes y, por consiguiente, en su lealtad”, afirma.
Optimización del almacén
Una ventaja muy importante en el almacén es el excelente sistema de gestión de inventario de IBS Bookmaster. Davison explica, “La gestión eficaz del stock tiene una enorme importancia para nuestros editores. El sistema de gestión de inventario de IBS Bookmaster es muy sólido y detallado y nos garantiza el control total en el almacén. La adición de la solución integrada de radiofrecuencia significa que el sistema está midiendo los niveles del stock en tiempo real, lo que significa información exacta para la toma de decisiones.”
La apertura de IBS Bookmaster ha permitido que las editoriales clientes de Booksite puedan tener acceso al sistema para gestionar sus archivos master de artículos y realizar cualquier gestión que sea necesaria.
“IBS Bookmaster permite que nuestros clientes tengan más input en el proceso de distribución y ventas. Esto es una ventaja en la optimización de los flujos de ventas y asegura que los productos correctos están disponibles en las cantidades correctas. Suministramos la información en tiempo real y nuestros clientes pueden responder de forma apropiada. Esto nos da una ventaja muy importante en el mercado y asegura una experiencia de compra más positiva para los clientes”, dice Davison.
La primera con EDI
Hace poco tiempo, Booksite compró el módulo EDI de IBS Bookmaster y pasó a ser el primer distribuidor de libros en Sudáfrica a implantar una solución de este tipo. Actualmente se está asociando con muchos grandes minoristas, incluyendo CNA y Exclusive Books. Explica Davison, "Ahora, más del 50% de nuestros pedidos llegan vía EDI y se introducen instantáneamente en IBS Bookmaster, eliminando la necesidad de introducir manualmente los pedidos. Esto ha ayudado a reducir en hasta 2 días los tiempos de entrega porque la información está disponible inmediatamente para todo el sistema, asegurando el flujo exacto de los datos en toda la cadena de suministro.”
La solución de comercio electrónico de IBS Bookmaster ha permitido que Booksite Afrika críe un portal web distinto para cada editor.
El cliente ve su sitio web individual y no sabe que está trabajando con el mismo sistema y base de datos que todos los demás. La información no se duplica y los pedidos entran directamente en el sistema sin tener que ser recapturados. Davison comenta, “Esto significa que los stocks y la información del título es gestionada por IBS Bookmaster en tiempo real, permitiéndonos ser mucho más dinámicos para los Clientes online.”
Un excelente trabajo en equipo
Davison también ha quedado impresionado con los conocimientos, know-how y soporte del equipo de proyecto de IBS. “Nuestra relación con el personal de IBS es fantástica. La atención que recibimos, la interacción personal y el conocimiento de nuestro negocio y necesidades son estupendas. Son personas muy especializadas que realmente comprenden a la industria editorial y los sistemas requeridos para proporcionar cadenas de suministro altamente eficientes y rentables.”
IBS Bookmaster es una solución específicamente desarrollada para las necesidades de la industria editorial, que comprende un conjunto de módulos integrados optimizados para la industria editorial y la distribución de libros.
“IBS Bookmaster nos ha permitido reducir los gastos operacionales, mejorar los procesos y potenciar el crecimiento de la empresa”, dice Davison, llegando a la conclusión de que “IBS Bookmaster ha sido un elemento esencial para el éxito de nuestra empresa y una solución de la cual sencillamente no podríamos prescindir”.
