Cuando Bertrand, editora y distribuidora de libros en Portugal, necesitó de una solución para agilizar su cadena de suministro, encontró en IBS la solución ideal. El aumento del nivel de servicio ofrecido a los clientes y la reducción de los costes de abastecimiento son apenas algunos de los beneficios conseguidos.
António Pinheiro, CEO de Livrarias Bertrand, recibe información online sobre los niveles de stock a través del software IBS para gestión de inventarios.
Historial de la empresa
El francés Pierre Bertrand fundó, en Lisboa, una organización dedicada a ventas de libros, en el lejano año de 1732. Abrió su primera tienda en 1773, establecimiento que todavía hoy se mantiene en funcionamiento en el mismo local, siendo considerada uno de los marcos culturales de la ciudad.
Bertrand Livreiros, como es conocida hoy esta organización, desarrolla tres actividades principales: la edición, la distribución y la venta al público de libros.
En Portugal, Bertrand es una institución con una influencia determinante en la vida cultural, intelectual y académica. De hecho, cuando los lectores portugueses quieren tener la certeza de encontrar un libro, saben que el mejor lugar al cual dirigirse es una librería Bertrand.
La empresa emplea a más de 260 personas y en 2003 alcanzó un volumen de ventas de 35 millones de euros.
Negocio
Bertrand es una organización compleja. La empresa controla 220.000 artículos en stock y sus libros se venden en librerías de todo el país, ya sean propias o de terceros.
La empresa necesitaba encontrar un sistema de información que garantizase la integración de sus distintas actividades. El desafío era encontrar una solución que diese respuesta a la automatización de procesos y que, si se diese la venta de un libro en una tienda, controlase la respectiva baja en stock, disparando el respectivo reaprovisionamiento y operaciones de logística, siempre de una forma eficiente y con un total control de los costes.
Era también esencial mejorar el margen, siendo para eso necesaria una solución que facilitase el control de stock y la centralización de las compras.
Además, la nueva solución tenía que ofrecer competencia en los procesos de back-office y, simultáneamente, ser muy “amigable” para los usuarios de front-office.
Todos estos objetivos se traducen en la oferta, tanto para Clientes como para los empleados, de un servicio eficiente y de fácil uso, que garantice a la empresa mantenerse al frente de la competencia, en un mercado creciente y agresivo.
Para Bertrand es esencial estar al frente de sus competidores y, por eso, el tiempo es un instrumento muy valioso; las entregas necesitan ser hechas de la forma más rápida posible y el volumen de stock debe ser mantenido al mínimo, sin poner en riesgo el servicio al Cliente. Otro de los objetivos de la empresa era reducir los costes de distribución y de manipulación de los libros, con el fin de mejorar los márgenes del negocio.
Solución y Capacidades
Después de la necesidad inicial, Bertrand se redujo a una lista de tres candidatos proveedores de software, acabando por escoger a IBS y sus soluciones. Uno de los motivos de esta decisión fue el fuerte compromiso de IBS en el establecimiento y desarrollo de alianzas duraderas.
IBS trabajó en conjunto con Bertrand en la implementación de toda la nueva solución, creada para responder a las necesidades, tanto de sus Clientes como de sus empleados.
Una de las funcionalidades mejoradas permite a los empleados de Bertrand encontrar un libro, de una forma casi instantánea, en su gigante base de datos que contiene más de 250.000 títulos y existente en cada una de las 38 librerías de Bertrand.
La conexión entre las librerías es un aspecto fundamental y, un libro que no exista en stock en una tienda, puede ser inmediatamente transferido hacia la misma, sea a partir del almacén o de otra librería. Esta facilidad también está disponible para los compradores on-line.
Garantizar el completo control de stock y centralizar las compras, fueron otras de las bases para la elección de IBS por parte de Bertrand. Hoy, la empresa dispone de herramientas que apoyan las operaciones de compras, aumentando las ventas y alcanzando niveles todavía más altos de satisfacción de los Clientes, añadiendo un enorme valor a la productividad de los empleados.
Además de todo esto, Bertrand está totalmente segura en la utilización de potentes herramientas de planificación que ayudan a diseñar el futuro de la empresa.
IBS ofreció un sistema de información que apoya en la totalidad al negocio de Bertrand, completamente integrado y particularmente enfocado en la distribución y venta al por menor de libros. Una solución que ofrece oportunidades para un rápido retorno de la inversión.
Beneficios y Valor
Bertrand notó enormes diferencias en el funcionamiento de su negocio después de la implementación de las soluciones de IBS.
Hoy, la información sobre el stock está disponible on-line, desembocando en un significativo incremento del servicio al Cliente, tanto para tiendas como para los compradores que utilizan Internet.
Ahora es posible planificar las compras, teniendo como base las ventas anteriores y las cantidades ideales en que se desea mantener el stock. Ello significa que Bertrand puede analizar sus previsiones de ventas, lo que necesita y cómo comprar, todo a un coste menor y a través de métodos más eficientes.
Debido a la centralización de las compras y a la mejora en la comunicación con Clientes y suministradores, Bertrand fue capaz de incrementar sus márgenes.
IBS y Bertrand tienen una fuerte relación de partners y conseguirán alcanzar el objetivo de integrar todas las operaciones de producción, distribución y venta de libros.
Las mejoras en la eficiencia trajeron ganancias significativas para la empresa. Como resultado, Bertrand espera llevar a cabo la expansión de sus tiendas en Portugal, ampliando su cuota de mercado y, lo más importante, mejorando sus resultados globales.
Nombre: Librerías Bertrand Geografía: Portugal Actividade: Edición, distribución y venta al por menor Produtos: Libros Empleados: 260 Volumen de negocio: €35 millones Website: Librerías Bertrand
Problemas
Organización compleja
Falta de integración de las actividades de edición, distribución y venta al público
Falta de visibilidad en la cadena de suministro
Información de gestión insuficiente
Falta de información entre puntos de venta y back-office
Control de stock ineficiente.
Solución
Solución completa e integrada, incluyendo módulos para:
