Royal Arctic Line - Transportvirksomheden Royal Arctic Line har tunet deres leverancer med softwareproduktet IBS IntegratorCustomer Story Royal Arctic Line og IBS har samarbejdet om en integreret it-løsning og formået at forkorte leveringstiderne på fragt til Grønland. Det, de fleste nok forbinder Grønland med, er ekstremt vejr, isbjerge, hundeslæder og global opvarmning. Men nu er Grønland også fremme i skoene, hvad angår it og supply chain.
Royal Arctic Lines løsning er baseret på IBS Integrator og anvender WebService, XML og andre komponenter, som gør det muligt for Royal Arctic Lines kunder at oprette salgsordrer i egne systemer samtidig med, at de automatisk booker direkte i Royal Arctic Lines ERP-system. Løsningen er hurtig og ’usynlig’ og stiller ingen yderligere krav til kundernes brugere.
Uændret anvendelse for brugerne
Når som helst en indbygger på Grønland bruger et værktøj, kører på snescooter eller i bil, har Royal Arctic Line håndteret forsy-ningskæden. Royal Arctic Lines primære forretning er at fragte gods til og fra Grønland. Moderselskabet, Royal Arctic Line Ltd., ejes af hjemmestyret i Grønland og er den største transportør af gods – herunder benzin - til øen. Royal Arctic Line ønskede at deres større kunder, som har forskellige it-systemer, kunne oprette automatiske bookinger i Royal Arctic Lines system. Bruger-ne måtte i princippet ikke kunne mærke, at løsningen var ny, og der måtte ikke være synligt ændrede forretningsgange eller systemtransaktioner hos Royal Arctic Lines kunder. Transportvirksomheden ønskede desuden en forbedring af deres ERP-system til også at håndtere andre forretningsgange for deres kunder – herunder bekræftelse af salgsordrer, fakturaer, kreditno-taer og ruteplanlægning. De specifikke krav, som Royal Arctic Line stillede til IBS, var møntet på en problemfri transformation for virksomhedens kunder. Det måtte ikke være nødvendigt for brugerne at hoppe ud af deres egne systemer, genindtaste oplys-ninger eller have nogen som helst viden om Royal Arctic Lines løsning. Transaktioner og informationsudveksling skulle være hurtig, og løsningen åben, portabel og platformsuafhængig.
Postboksstruktur
Royal Arctic Lines løsning er baseret på IBS Integrator, som læser, skriver og konverterer oplysninger fra enhver platform til de fleste databaser. Løsningen er opbygget som et postbokssystem, hvor hver enkelt kunde hos Royal Arctic Line har sin egen boks. Postboksen indeholder dokumenter, som er sendt og modtaget mellem Royal Arctic Line og den enkelte kunde. Bruger-nes adgangssikkerhed og dokumentadgang vedligeholdes ved hjælp af HTTP. Kunderne kan vælge direkte kommunikation enten via WebServices eller FTP-to-WebServices.
Royal Arctic Lines kunder kan lave mindre tilpasninger til deres egne systemer for at eksportere salgsordrer som XML-dokumenter. Disse oploades automatisk til en FTP-server hostet af Royal Arctic Lines ERP-løsning. Det ’trigger’ IBS’ Integrator-løsning til at finde og bearbejde dokumenterne i en database, hvor de ligger som ulæste af Royal Arctic Line.
Når Royal Arctic Line tjekker sin postboks, transformeres salgsordren til en booking i Royal Arctic Lines ERP-løsning. En med-delelse bekræfter bookingen, eller hvis der er fejl, sendes XML-dokumentet tilbage til kundens postboks til rettelse. Denne ræk-ke hændelser tager mindre end fem sekunder.
Når Royal Arctic Line sender en fragtplan i XML-format til en kundes postboks, og kunden har valgt FTP-kommunikation, slettes XML-dokumentet automatisk efter, at kunden har downloadet det. Det markeres derefter som ’læst’ i kundens postboks. Der-med opstår der ikke spørgsmål om oprydning, og løsningen holder styr på hvilke dokumenter, der er læst, eller ulæst, og hvor-når.
Implementering
Personalet hos Royal Arctic Line og IBS har udviklet løsningen i samarbejde og kombineret ekspertviden med udviklingskompe-tencer. Implementeringen inkluderede input fra Royal Arctic Line og deres eksterne kunder. De kortlagde brugernes arbejds-gange og definerede problemstillinger, som skulle håndteres med IBS’ løsning. Den oprindelige implementering påvirkede næ-sten 70 brugere hos forskellige af Royal Arctic Lines kunder. Generelt har brugerne ikke skulle uddannes, eftersom de anvender det samme system, som de hele tiden har gjort. Lidt uddannelse blev givet til kundernes ISVer (tredjepartsleverandører) og til Royal Arctic Lines it-administrator, som håndterer http-administrationen.
En af de vigtigste faktorer i projektet var, at Royal Arctic Lines kunder skulle forstå og acceptere den forretningsmæssige til-gang, baseret på case stories, som var udgangspunktet i implementeringen. Den målsætning blev opfyldt afspejlet i en imple-mentering som tids- og budgetmæssigt var inden for rammerne. Royal Arctic Line kan selv installere løsningen hos nye kunder men har valgt at lade IBS gøre det. Det er også IBS, som supporterer Royal Arctic Lines kunders tredjepartsleverandører.
Glasklar back-office
Royal Arctic Lines kunder kan booke forsendelser direkte via deres salgsordrer - uden ekstra omkostninger. Ordre-/bookingprocessen er strømlinet og sparer tid og penge. Tidligere skulle Royal Arctic Line og deres kunder vedligeholde og gå via et Extranet for at håndtere salgsordrer – det er ikke længere nødvendigt. Kunderne mærker ingen ændrede arbejdsgange i daglig-dagen. Den totale gennemsigtighed har betydet, at kunderne hverken har haft downtime eller uddannelsesrelaterede udgifter. De skal ikke bekymre sig om, hvor i Royal Arctic Lines system, de skal booke deres ordrer - det håndteres ubemærket gennem IBS Enterprise.
Med XML som standardformatet har alle tilknyttede parter adgang til al information i systemet. Den form for åben kommunikati-on minimerer fejlbookinger og problemer i forbindelse med fakturaer, ruteplanlægning og fragtdokumenter. Kort sagt – resultatet er bedre service til kunderne – en afgørende faktor i shippingverdenen.
Læs mere om IBS Integrator på vores hjemmeside under:http://www.ibs.net/industries/paper/software/integration-and-collaboration-software.jsp
|
